夏休み明け

今年は8月のお盆の曜日配列の関係と、国内の物流関係が先週1週間ほとんど機能しないという状況から、8月10日から18日までの9日間の長い夏休みとなりました。

(幸いなことに)会社はフランス系の外資系なので、本国側もバカンスのシーズン。仕事の量は相対的に少なくなりますが、それでも休み明けの初日というのは気が重たくなります。

休み明け初日には予定を入れない

ですから、事前にある程度の対策をしていました。

その一つが、19日月曜日にはお客様とのアポは入れず、社内会議などの予定を入れないことを徹底しました。たった1日ですが、その日のうちに休み中に溜まった仕事を整理して、優先順位を整えて対処するのです。

営業職なので、自宅でもメールの確認ができるようになっていますが、かなりの膨大なメールがあることが分かりました。種々雑多なので、分類分けが必要になります。

その分類軸は、私の場合は以下のようになります。

  1. 自分で対処できる(コントロールできる)案件か、別の人にお願いすべき案件か?
  2. 対応しなかった場合の最悪の事態が想定できるか?否か?

この2点です。

単なる緊急事項に惑わされない

よく聞いた話ですが、タスクを緊急度と重要度の2軸に分けて、「急ぎで重要な案件」を最優先しましょうという対処方法があります。一見もっともらしく感じますが、それではタスクの泥沼にはまり込むようなものだと、私は感じます。

そもそも休みの最中に急ぎで重要な案件が発生したとしても、それは私の責任ではありません。会社の問題です。それを個人の問題にすり替えられては困ります。元々の対処能力をオーバーしているからです。

もちろん、無視などできませんし、しませんが、あくまでベストを尽くせばいいだけのことで、できないことにコミットする必要はないのです。

それよりも、まず自分一人で対処できる案件であるのか?技術的な課題であったり、法務的な課題、上司の承認を必要とする課題なのか?自分でコントロールできる範囲を確認して、すぐに本来対処すべき人にパスを送ることを心掛けます。

要するに、自分が今すぐに対処できることだけを相手にする、対象を絞り込むのです。

手持ちのボールは必要最小限にとどめる。これが第一優先です。

重要度は判断が難しいから

急ぎの案件というのは、一目瞭然です。メールなどの本文に書いてあるからです。

ご丁寧に、メールのラベリングに「重要」と付けてくれているものもあるででしょう。

しかし、重要度はすぐには判別できません。

そこで、私の場合は、

「今、ここで、この案件を完全にスルーしたとしたら、どんな最悪の事態が想定できるだろうか?」

というポイントで考えます。

別に今日中に対処できなくても、その悪影響を自分でコントロールできるのであれば、その悪影響を許容できるのであれば、その案件は後回しです。ノートにそのタスクと考えられる悪影響をメモして、対応できる時間を作るようにします。

悪影響が甚大で、すぐに対処すべき案件であったら、その悪影響を最小化するための処方箋を考えます。いきなりそのタスクに着手はしません。影響度を見積もったら、マイナス側のリスクを最小化する方策を考えるのです。その中で、一番有効で、効率的な方策を選択し、まずそれを実行します。対策を先回りして実行し、安全を確保して心理的な余裕を作ってから、そのタスクに正面から対処します。

大事なのは盲目的にならず、全体を把握すること

休み明けの問題は、全体像の把握に時間を要することです。

モグラ叩きのように、アクションが求められる事項を片っ端に対処するには時間が不足します。しかも細部に入りすぎると、ますます全体像が見えなくなります。

これでは悪循環に陥りますし、見落としていた重大な課題への対処が遅れてしまいます。

  • 時間をかければできたこと
  • あの時他部署に応援を要請していれば対応できたこと
  • 上司のサポートを得れば確実に対処できたこと

これらを正しく、できるだけ早く分類することができ、協力を要請できたら、将来は変わるのです。最悪の事態を避けることができるのです。無駄な努力をしなくて済むのです。責任を取らされることもなくなるのです。

さあ、残暑が始まる

8月も後半戦に突入です。9月も近いです。

暑い日が続くでしょうが、自分まで熱くならないように、全体像の把握に努め、自分でできる限界を正しく認識した上で、サポートが必要な部分は少しでも早く関係先に協力を要請し、最大のパフォーマンスに近づけるように、努力する1日になります。

とはいえ、再開したばかりですから、無理をしないように、ほどほどでいきたいものです。

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