Dynalistでプロジェクト・タスク管理をはじめよう(2)即効編

Dynalistのアカウント登録が完了したら、早速プロジェクト・タスク管理を始めましょう。2番目のこの記事では、すぐに始められて、すぐに効果が期待できる方法を紹介します。

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初めから全てをカバーしようとは考えない

プロジェクト・タスク管理の王道は、頭の中にあるモヤモヤとしたものを全て書き出して、全ての懸案事項はこのリストでカバーされている、という安心できる外部記憶を構築することだと言われます。言い換えれば、「これさえ見れば、何とかなる」という状態を作り上げることです。

しかし、この作業は経験と慣れを必要とします。いきなり挑戦しても、果たしてこの方法で正しかったのか?と自問自答してしまうと、少しも安心できません。

まずは、そんな正攻法は一切無視しましょう。

もっと手軽に、できる範囲から少しずつ始めればいいのです。

これからすぐにやることを書く

では、何から始めるかといえば、Dynalistの環境を用意したら、今からすることを書きます。今日の朝から始めるのであれば、オススメの方法があります。

まずは、Dynalistにログインして、新しいファイルを作成するところから始めましょう。

カーソルを右側のFinderの上部にある「+」ボタンをクリックします。

New documentをクリックして、

ファイルネームを記入します。例えば、「プロジェクト管理」などと。

これで、ファイルが作成されました。作成したファイル名をクリックすると、そのファイルが開きます。

次に、第一行に「未読メールを確認する」 と書き込みましょう。そして、末尾に、「!」マークをタイプします。!は半角の状態になるとポップアップでカレンダーが表示されます。

今日の日付と時刻を入力します。

このように第一行目のタスクが記入されました。

それでは、未読メールを実際に確認していきましょう。

仕事の環境は人それぞれだと思いますが、いまでも大半の仕事や連絡はメールを通じてやってきます。未読メールを確認しながら、次にやるべきことをDynalistに記入していきます。Yes/Noの返事を未読メールを読んだ時に即座に返答する場合も、Dynalistに記入してください。

そうして記入していくと、自然とやるべきことが明確になったタスクがどんどん記入されていきます。例えば、「広島に出張する」という案件がメールの中にあったら、それを記入します。

さらには、未確定のアポがあれば、時間を先方と調整して決めなくてはなりませんし、ホテルの予約や、移動手段の手配、上司の承認、接待するなら夕食のお店のチェックなど、広島出張のプロジェクトの下にタスクを並べていきます。

同時に、そのタスクをいつ実行するか、「!」をタイプして設定していきます。

こうして、プロジェクト・タスク管理のリストが作られていきます。

実行記録を残す

Dynalistの良いところは、さらに記録を残すことができるところにあります。

タスクを実行したら、その記録をNoteに残します。

相手が不在だったら、その記録を書き、次にいつ実行可能なのか、「!」で期日を再設定します。

また、画像やファイルのリンクを貼ることもできます。タイトルを[ ]で囲み、( )でリンク先を挿入します。

見積書を作成し、上司の承認が取れたら、EvernoteやDropboxなどに保存しているファイルへのリンクを貼ることで、一元管理することができます。もっとも、クラウドサービスへのファイルの保存を許可されていないケースも多いと思います。その場合は、フォルダの場所をメモとして残しておけば、必要な文書が行方不明になるリスクを低減することができます。

行動すれば新しい現実

未読メールを確認し、これからすべきことをDynalistに記入し、その際に思い出した他にすべきこと、事前にすべきことを書き出し、実行順序に並び替えると、プロジェクト・タスクの進捗状況を確認しやすくなります。

何かタスクを実行したことで、事前には想定していなかった新しい事態に移行することは良くあります。その際も慌てないで、記録に残します。

そして、新しい事態に対処するための新しいタスク・プロジェクトを書き出していきます。次にすべきことは何か、その次は?と考えを深めることで、これからすべきこと、備えるべきことが明確になっていきます。

行動すれば新しい現実が拓けてくるのです。

ですから、予定調和を想定した完璧なプロジェクト・タスクリストでは機能しないのです。状況の変化に応じて、行動した記録、それによって引き起こされた変化を記録し、新しい状況に対処するプロジェクト・タスクリストにアップ・デートしていくのです。

少しずつアップ・デートする

最初から全てを盛り込もうとしないで、

  • 今日すべきこと
  • 今すべきこと
  • これからすべきこと

を少しずつ書き足していくのです。

そうして、実行したことを記録に残し、ファイルのリンクを貼り、行動したことによる状況の変化に応じて、次のタスクを柔軟に変更していく。

そうやって、少しずつアップデートすればいいのです。状況を整理・整頓し、少しずつ管理する対象を増やしていくのです。モレがあれば、新たに書き足し、少しずつ隙間を埋めていくのです。

さあ、やってみよう

手をこまねいている時間はないです。

少しでもいいから、まず書き出してみる。

実行したら記録を残す。

状況の変化に応じて、リストに手を加える。

やるか、やらないかは、個人の問題です。

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編集後記

最初のハードルを低くすることは、何かを始めるには大事なポイントです。

大上段に構えないで、手堅く少しずつ始めてみましょう。ダメージも最小限に抑えられます。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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