Dynalistによるタスク管理

タスク管理の一覧性を確保する目的で、Dyanalistを使用してタスク管理をしています。4月から本格導入し、既に3ヶ月を経過しています。

今では、Dynalistなしでは頭の中を整理できないくらいに、深く依存しています。

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プロジェクト管理とタスク管理の両立

プロジェクトとは、複数のタスクから目的を達成するひとつのまとまり。

一つ一つの行動を管理することができても、目的達成できなければ意味がありません。目的達成のためには、まず、目的が明確である必要があります。

そして、目的が明確であっても、「今すべきことが何か?」が明確でなければ、行動を管理できません。

よくある話ですが、やりたいことややるべきことに溢れて、全般的に一生懸命やるのだけれども、どれも中途半端に終わってしまう、残念な結果に終わることはままあります。

そこで、同時並行でいくつものプロジェクトを抱えているときは、

  • それぞれのプロジェクトの進捗状況が把握できるか?
  • それぞれのプロジェクトで「次にやるべきこと」が明確になっているか?
  • 時間をかけて、じっくり対処すべき、重要なタスクはどれか
  • 反射神経的にスピードで対応できるタスクはどれか?
  • 関係各所からの情報によって、最も影響を受けるプロジェクト・タスクは?
  • 不確定な状況であっても、前に進めるべきタスクはどれか?
  • どうせやっても徒労に終わることが予想されるタスクはどれか?

こうした質問に対して、的確な答えを導き出せなければなりません。

的確な答えを自分で用意することができてこそ、プロジェクト・タスク管理ができていると言えるのです。

そのタスクをいつやりますか?

プロジェクトやタスクをアウトライナーで書き出して整理しても、それはただの文章の羅列にすぎません。

対象が明確になり、行動が明確なっても、それを「いつ実行するのか」が決まらないことには、実行は覚束ない。「いつか」と言い続けていると、目の前の仕事に追われて時間を浪費するだけ。後悔の中で、やるべきことを一つも進められなかった、と嘆くだけ事態を迎えるだけです。

想像以上に「いつやるか」はとても重要なポイントです。人と会うのにアポイントメントが必要ですが、タスクだって同じです。実行するアポを取らなくては、実行できないことが多いのです。DynalistのPro版では、カレンダーと時刻を設定し、Googleカレンダーと同期することで、アポを設定できます。

具体的な手順の解説はここではしませんが、カレンダーと同期できることで、

  • TaskChute方式の環境にタスクを落とし込むことができますし、
  • リマインダに反映させることもできます。

実行する時間を明確にするで、そのタスクを実行する(仮想)開始ボタンを用意することができるのです。

お客様とのアポの時刻を厳守するように、タスクと向き合う時刻を厳守する。
そうして必ず実行する状況を作れば、本来やるべきことを忘れてしまう悲劇を避けることができます。

時間は有限であること

かつて仕事に多大な時間をかけてしまっていた頃、時間はほぼ無尽蔵にあるような感覚で仕事をしていました。つまり、朝7時から働き、終電まで働けば、なんとかなるはずという、甘い見通しです。

長時間働けば、多くの仕事ができると思っていたのです。

でも、それは間違いでした。
自分よりも圧倒的に忙しいはずの上司、さらにその上の上司は、さっさと仕事を片付けて、自分の時間を確保しています。ハツカネズミのように動き回ったり、机にかじりついて朝から晩までシャカリキに働いている訳ではないのです。

仕事ができる人は、本当に重要な仕事に集中し、成果を出すことに貪欲なのです。

  • 時間のかかるどうでもいいこと
  • インパクトの小さいこと

これらは積極的に無視しています。言い換えると、非常に割り切って仕事をしています。

なぜなら、時間は有限だから。そして、集中力はもっと有限だからです。

私が、プロジェクトごとにタスクを整理し、進捗の記録を残し、定期的にレビューするのは、

  • 成果をあげるためには、何に集中しなくてはならないか
  • 制約条件は存在しているか
  • おろそかになっている点はないか

を俯瞰して、自分の力を注ぐべき対象を明確にし、抜けや漏れを防ぐことを徹底したいからです。

勝つ方策と負けない方策

Dynalistを使用して、プロジェクトとタスクを一覧にし、さらにノート機能やリンク機能を利用して記録を残すのは、勝つ方策と負けない方策を同時に考えるためです。

勝つ方策とは、前述した成果をあげるために集中することを明確にすることです。そのためのアクション・プランです。

負けない方策とは、自分の時間が奪われるトラブルや顧客・関係部署からの問い合わせを未然に防ぐため、抜けや漏れを明確にし先手を打って対処すること、事前に準備しておくことです。

これらは一覧管理していないと、同時にはできません。

GTDのように、気になっていることを全てDynalistに書き出し、アウトラインにより体系化して、もれなく・だぶりなく、状況を整理し、「次にすべきことは何か?」を明確にしてあるからこそ、勝つ方策と負けない方策を同時に立てることができ、行動を管理することができるのです。

プロジェクト管理ソフトではうまくいかなかった理由

OmniFocusなど、プロジェクト・タスク管理をするための専用のソフトウェアやサービスがあります。それらを利用したっていいのではないかと思うかもしれませんが、ある一定の様式に当てはめるのは困難だから使いません。

プロジェクト管理やタスク管理で一番便利なのは、真っ白な紙に自由自在に懸念事項を書き込み、消し込んでいく方法です。

高度に組織化され、ルール化されたアプリケーションの方が厳密に管理できるように思われるかもしれませんが、自由度がありません。紙に書き込むのは全く自由です。紙の大きさの制約しかありません。その時そのときの状況に応じて、自由に変えることで、臨機応変な対処をしています。私にとって、自由度がないことは、対応幅が限定されるという、致命的な欠点に至ってしまうのです。

しかし、自由度が高くても保存性、情報を更新することの制約(消し込むのは簡単だが、書き直すのは面倒)があります。そこは電子化した方が話が早い。

また、検索性も大きな課題です。

紙ではアラームを鳴らしてくれません。

いつやったのかという記録も、自動では残りません。

だから、Dynalistを利用しています。

Dynalistの便利な点

Dynalistの便利な点は、

  1. アウトライナーの圧倒的な自由度
  2. PC、Mac、iOS、Android、Webアプリとクロスプラットフォーム
  3. リンクの貼り付け、ノートの添付が容易
  4. カレンダーとの同期で、タスク実行ツール(タスクシュート等)に反映可能
  5. Plan, Do, Seeの一元管理が容易

というところにあります。

少し使ってみると、その便利さに痺れてしまいます。

そんな私は、Pro版の年間ユーザーです。

もし興味を持たれましたら、こちらから試用いただけると幸いです。Proアカウントでの試用期間が1ヶ月になりますし、私もProアカウントでの1ヶ月分の延長ができるようになります。

今回の記事は、総論的な記事になっていますので、いずれ具体的な使い方についても解説記事を書いてみたいなと思います。

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編集後記

Evernoteもそうでしたが、自由度が高いツールは使う側の能力を問います。つまり、使う側のイメージが明確に定まっていないと、どう使いこなしたらいいかわからない、という状態に陥ってしまいます。

なので、解説記事は重要ですね。なんとか書くようにしたいと思います。

ここまで書いて、ググってみましたが、具体的な事例はあまりないですね。はい、書くことにします。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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