タスク管理の見通しが悪くなったのでDynalistを導入した

非日常には様々なタイプがありますが、4月5日にいわゆる不可抗力宣言を出さざるを得ない状況になり、仕事の内容が急変しました。

一般的には、「Forece Majeure」といわれるやつです。

非日常が、日常の業務となり、これまでの管理手法では破綻をきたしてしまいました。飛んで来るボールをやみくもに打ち返すに似た状況となり、全ての面で余裕が失われていきました。このままではマズイ。すぐに対策をとることにしました。

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仕事管理のUp-Gradeのチャンス到来

さて、この事態にどう対処するか?

性格なのか、こういった滅多に起こらない機会は自分を成長させるチャンスだと考えてしまいます。問題解決による、自分の仕事方法のバージョン・アップです。

過去・現在・未来の一覧性

何が問題なのかは明白でした。

既存のタスク管理ツールのみでは、何をすべきか管理できても、

  1. 背景 (どういったことがあって、それをしなくてはならないのか)
  2. 何をしたのかの記録 (結果ではなく、経過を含めた記録がない)
  3. いつ実行して、次にいつ実行すべきかのカレンダー上の管理

の3点について、PDCAサイクルを回すための統一視点が得られないのです。

タスクに取り掛かろう、計画しようとする際に、これまでの記録を見ることができないのが致命的なのです。10個以内のプロジェクト・タスクならなんとかなりますが、それ以上に対処すべき案件が多くなりすぎると、「どこまで進めた?」と進捗具合思い出せなかったり、そもそもの目的がわからなくなったり、別の案件と混同してしまうことが多くなります。

10秒程度の時間でさっと見ることで、過去と現在、そして未来が繋がる、一貫した流れの中でタスクを処理したいのです。
そのためには、

  • 記録が追えること (記憶ではない)
  • 次にすべきプロジェクトの処理計画が俯瞰できること

この二つを短時間で同時できる、見通しの良さが必要になったのです。

「Dynalist」ならできる

最近、Lifehack系会話のブログで話題となっている、Dynalistに注目しました。

クラウド・アウトライナーの一つですが、これが実に便利に機能することがわかったのです。


アウトライナーをタスク管理用に利用するのは、特に目新しいものではありません。多機能なDynalistを検討した理由は、カレンダーとの連携ができることが決め手でした。

プロジェクト別にタスクを細分化してリストを作ると同時に、個々のタスクをいつ実行するか、「予定」を記入すると、ProアカウントであればGoogleカレンダーに自動転記してくれるのです。しかもそのノートへのリンクが貼られ、予定のコメントにメモまで転記してくれるのです。

この機能が超絶便利なのです。

もちろん、他のタスク管理ツールでも期日の管理はできますが、アウトライナーのように全体の流れを意識しながら、タスクを細分化させたり、実行の順番を入れ替えたりしながら、期日を管理するのはそれほど簡単ではありません。

アウトライナーの自由度の高さが、Planを容易にしてくれて、しかも期日管理まですることができるのです。

カレンダーに記録を残す

これでPlan >> Doの移行は完璧です。

次のDo >> Checkは、計画したタスクを実行したら、その結果・フィードバックををDaynalistのノートに記入します。一連の計画に対して、進捗を記録し、メモを残すことで、Plan>>Do>>Checkまでを一気通貫に確認することができるようになります。

さらに、同期しGoogleカレンダーのイベントには、対応するDynalistの行へのリンクが貼られているので、リンクを辿れば、直接該当する記述を開くことができます。

一般的なタスク管理ソフトと決定的に違うのが、記録を残しておくことが容易で、その取り扱いがとても楽で、複数の振り返り手段があることです。

これだけで、Dynalistを利用する理由になります。

次への改善へと繋げやすい

タスク管理で最も萎えてしまうのが、計画通りに進まなかったり、バラバラと別のタスクが降りかかってきて、改善を必要とするにも関わらず「見通し」をつけることができない時です。

何か新しい行動を起こせば、必ず、何か新しい状況へと足を踏み入れることになります。PDCAのサイクルを次の段階へと循環し続けるには、C>>Aのプロセスが重要です。

実は、Check >> Actionの部分が容易なのが、Dynalistの真骨頂なのです。

Noteに記録された内容を確認し、これから先にやるべきタスクのリストを見ながら、変更すべき点はないか、付け加えるべきタスクはないかを考えるのです。記録と予定が同時に俯瞰できるからできることです。

Dynalistの項目を整理して、カレンダーに実行予定を入れれば、次のサイクルのPlanへとサイクルを回し続けることを後押しできるのです。

振り返りから、次の計画への移行がとてもスムーズになる、一元管理できる、ここがDynalistの秀逸なところです。

もし興味を持たれましたら、こちらから試用いただけると幸いです。Proアカウントでの試用期間が1ヶ月になりますし、私もProアカウントでの1ヶ月分の延長ができるようになります。

Dynalistで見通しの良さを得ることができるようになり、手放せない基本環境となりました。

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編集後記

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