プロジェクト進捗会議の新提案

仕事、プライベートのプロジェクト管理をEvernoteのノートリンク機能を多用するようになってから、情報の整理が格段に楽になりました。
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これまでは、

  • メールでやりとした情報はメールソフトに
  • ファイルを作成したらPCのフォルダ階層の中に
  • Webクリップなど種々雑多な情報はEvernoteの中に
  • タスク処理はタスク管理システムに

という具合に情報が拡散していて、一覧性に欠けていました。

これらすべての情報をEvernoteのノートリンク機能を活用し、

  • 現在進行中のプロジェクトを一覧でまとめたノート(一番上の階層、ショートカットに登録)
    • 個別のプロジェクト進捗管理ノート(第二階層)
      • 個々の情報ノート(一番下の階層)

のように構成し、リンクとショートカット機能で各階層のノートの情報を行き来できるようにしました。

わざわざ検索しなくても、必要な情報にたどり着くことができるようにリンクを貼ることで、情報の俯瞰が容易になり、ストレスが減りました。あれ、あの情報どこにいったのだろう、というような探し物がなくなるのが大きなメリットです。

プロジェクト会議での破壊的威力

このような階層形式のノートリンクによる情報の統合を図ると、プロジェクト会議を開催するときに破壊的な威力を発揮します。

会議や打ち合わせでは、とかく話が拡散しがちです。

あらかじめEvernoteでプロジェクトに関するほぼすべての情報をリンクしておくと、すぐに情報を参照することができるだけでなく、その場で最新の情報にアップデートすることも可能です。さらに、チェックボックス機能を使って、タスクとして記入しておくことも可能です。

さらに、それぞれのプロジェクトごとに固有のタグをつけておけば、プロジェクトに関する情報の中から検索することもできるし、見落としている情報がないかを「タグなしからの検索」で確認することも出来ます。

また、ノートの内容を更新すれば、その更新日が自動記録されますし、プレミアム会員であれば変更履歴も自動で残ります。

同じ画面を見て打ち合わせ

もう一つ重要なのが、画面を見ながら打ち合わせを持つことです。

情報を共有できるだけでなく、議事録を共有できますし、自在なホワイト・ボードで会議をするように、ありとあらゆる素材を載せることができます。

会議室ではプロジェクタなどを使って、画面を見ながら打ち合わせることができますが、外出先では手段が限られます。

しかし、もしiPadを所有していて、DuetなどのiPadをサブ・ディスプレイとして利用するアプリをインストールしているならば、写真のようにミラーリングして同じ画面を見せることができるようになります。

構成は簡単で、USB-Cの短いケーブルを使い、USB-CのLightningコネクタ変換アダプターをつけてiPad Proと接続しているだけです。

あとは、iPadとMacでDuetなどのディスプレイアプリを使えば、同じ画面を表示させたり、サブ・ディスプレイとして画面領域を広げることができます。

活用は工夫次第で

工夫次第でいかようにも活用できるのが、Evernoteの良いところです。

情報を整理して、頭の中をスッキリさせて仕事をすることで、能率は高まります。でも、それを自分一人でやるよりも、同僚、プロジェクトのメンバーなどで一緒に整理することにより、さらに飛躍的に生産性が高まります。何しろ、あれ、どうしたっけ、という不安を解消できるのが何よりも効果的です。

安心して、目の間にあることだけに全力で取り組めばいい、そんな状態になった時にパフォーマンスは最大になるのではないかと思います。

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編集後記

写真の秘密兵器、実戦投入しようとしたら、会社の会議室で打ち合わせすることになり、残念なことにデビューの機会が先送りされてしまいました。残念。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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