Evernoteのノート整理ならクライアントソフト

Evernoteに新しいノートブック体系、タグ設定を導入しました。




それから1週間、日々、新しいノートが追加されていきます。

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追加した新しいノートも、Newルールに沿って分類しますが、複数のノートを分類先のノートブックに同時に移動したい時、複数のノートに同じタグをつけたいときなど、複数のノートをまとめて編集するには、現状MacやWindowsのクライアントアプリケーションを使うしか方法はありません。

Evernoteの複数ノートの一括修正

Evernoteのヘルプ・ページによると、複数のノートの一括修正は、MacやWindowsのクライアントソフトでのみ、対応可能と明記されています。

つまり、WebアプリケーションやiOS、Androidなどのアプリでは、一つ一つのノートの編集しかできず、複数のノートを分類先のノートブックなどに移動させることができないのです。

定期的にノートを整理するには、クライアントソフトがインストールされている環境が必要になります。iPad Proが便利すぎて、自宅から持ち出すことのなくなったMacbook Proの出番がやってきました。

Evernoteのノートの整理手順

Macbook ProにインスとーつされているEvernoteアプリケーションを起動し、今週中に新しく作成されたノートの整理に取り掛かります。

基本的に新しく作成されたノートは、Inboxノートブックに収納するようにしています。いわゆる、未分類のものはここにまとめるようにしています。

そうすることで、前回整理してから作成されたノートの数を把握することができるし、整理する対象が明確になるので、とても都合が良くなります。

整理するときは、順番に一つ一つノートの内容を確認していきます。

確認と分類の手順は以下の通りです。

  1. 現在手がけているプロジェクトに関連するノートか?
    • YES: ノートリンクをコピーして、プロジェクトのノートにリンクを挿入する。ノートをReference (参照)ノートブックに移動する
    • NO: 手順2に進む
  2. 将来プロジェクトの対象になる可能性があるか?
    • YES: Pending(保留)のノートブックに移動する
    • NO: 手順3に進む
  3. 名刺ノートか?
    • YES: 「メイシ」のタグをつけ、手順5へ
    • NO: 手順4に進む
  4. 思い出や記録に関するノートか?
    • YES: 「思い出・記録」のノートブックに移動する
    • NO: 手順5に進む
  5. Archive(掃き溜め)ノートブックに移動する

整理の考え方

私の場合、Evernoteで作成しているノートの大半は、「すぐに使うことはないかもしれないけど、残しておこう」という、いつか必要となるかもしれない情報に溢れています。

心配性なのか、浮気性なのかわかりませんが、念のための情報の割合が高いのです。

そうなると、すぐに必要な情報が、ジャンキーな情報の中に埋もれてしまいます。

これがストレスの原因となっています。Evernoteの中に必要な情報が入っているはずなのに、すぐに取り出すことができないのですから。

そこで、情報を以下の4つに大別することにしました

  • 今・近い将来に必ず必要な情報
  • 今・近い将来に参照するであろう情報
  • 思い出や記録として、あとで見返すと財産になりそうな情報
  • いつか必要になるかもしれないが、今は必要としない

今・近い将来に必ず必要な情報は、タスク管理やプロジェクト管理に直結するもので、「Active(利用中)」のノートブックに収納し、常に見返すようにしています。

今・近い将来に参照するであろう情報は、上記のActiveに収納されているプロジェクトのノートにノートリンクを貼り、必要な時に参照できる道筋を作っておきます。さらに、そのプロジェクトが完了した時に全部のノートをArchiveノートブックに移動させ、作業スペース(Working Space)から除外させることが容易にできるように、共通のプロジェクトタグ(#Kakutei-Shinkoku)をつけています。

そうすることで、タグの画面を見るだけでも、現在抱えているプロジェクトの数、そしてそれぞれの関連情報の数を把握することができるようになります。

思い出や記録としての情報は、財産です。この部分に属する情報が少しずつ多くなると、なんとなく嬉しさを感じます。コレクターとしてのコレクションが増えるのを楽しいと感じる情報も、同じように専用の増えることが楽しみとなるノートブックを作り、そこに収納することをお勧めします。

上記の分類に該当しない、とりあえず残しておく、という属性のノートは、「全てArchive(掃き溜め)」ノートブックに強制撤去します。ノートを削除してしまっては、あとで参照することはできませんが、Archiveノートブックに残しておけば、検索することで参照できます。もともと保険としての情報なのですから、思い切りよく雑に扱う方が楽だと思います。

手順通りに進めるけど、分類は早くできる

上記の分類方法でノートを整理する時、一つ一つノートを処理しなくても、最初から「名刺」のノートはわかりますし、Webをクリップしたとりあえずのノートは一目でわかります。そのようなノートは、まとめてTagをつけたり、一括してArchiveフォルダに送り込むだけです。

まず大きく整理する時に、複数のノートをまとめて編集できないと作業性が悪いので、MacやWindowsのクライアントアプリを使う(使わざるを得ない)ことになります。

「ノートリンクをコピ・ぺ」する際も、クライアントアプリの方がショートカットキーがあるので、作業がはかどります。

Evernoteのノートの整理をするには、未だ、MacやWindowsのクライアントアプリが手放せないようです。

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編集後記

定期的にEvernoteのInboxを整理することで、ちょうどいい振り返りの機会となるのが、やっていて役に立つところです。AIが全て自動的にやってくれる時代がそのうちくると思いますが、、、

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