Evernoteのタグ管理

Evernoteのタグ管理は、私にとって思うように任せない代名詞になっています。

ノートの整理をするたびに、タグを除去しては付け直す行為を繰り返していますが、実際のところタグで検索していなかったりと、宝の持ち腐れ状態が続いています。

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高度な検索方法

Evernoteのヘルプサイトには、ノートの高度な検索方法が紹介されています。


こちらにある表の5番目に、「-tag」の演算子の説明があります。

特定のタグを含むノート以外から検索する、というものです。

この演算子は、すでに関連づけているノート以外の訳のわからない山の中から、ヒントになりそうな隠れキャラ的なノートを検索する場合に活用できそうです。

例えば、

  1. リンクなどを貼り、情報の管理ができているノートに共通のタグをつける
  2. 「-tag」演算子でそのタグの付いていないノートの中から、キーワード検索で管理すべき対象のノートを探す
  3. 検索後に情報管理のためのタグをつけて、まとめのノートにリンクを貼り、アクセスしやすくする

といった、使いながらの整理が可能になります。

タグをつけない前提

全てのノートにタグをつけようとするから、管理できないカオスな状況が生まれてしまうのです。

逆に、情報をまとめなくてなならないノート群だけにタグをつけ、その他には一切タグをつけないようにすれば、必要でないと思っていた中に重要な情報が入っていないだろうか?という確認の検索が容易になります。

中途半端にタグがついているから、検索の邪魔になるのです。

タグをつける対象

Evernoteのタグは、必要なノートにしかつけてはならない。となると、どんなノートに、どういった理由で、タグをつけたらいいのだろうか?

タグは検索のために存在する。そう決めつけて、検索が必要となる状況をまとめると

  1. プロジェクト管理
  2. 場所によるリマインダ
  3. 情報源
  4. 種別

の4つになる。なお時間によるリマインダは、Evernoteのリマインダ機能があるので、そちらを活用すればいい。そのため、タグの対象から外した。

プロジェクト管理

プロジェクト名の前に#をつけて、「#プロジェクト」というようにタグをつけている。

場所によるリマインダ

場所に紐づくタスクがある時、実行しようと思っていた情報にアクセスできると便利だ。そのためのリマインダとして、「@東京駅」というようにタグをつけることにした。実際は、50音順に並ぶようにカタカナで記入するようにしている。

情報源

あ、あの情報たしかXXXで読んだ気がする、という曖昧な記憶をキーに探す時、ウェブサイトの名称や雑誌の名前、テレビ番組の名前など、情報源を「%ヤマケイ」というように入力している。

山と渓谷で見た・読んだ情報は、「%ヤマケイ」に残してある、といった具合に管理と検索が容易になる。

ただし、あまりに増えすぎるとそれはそれで問題になりそうだ。

種別

ノートの種類を記載するタグも用意した。

基本は、名刺のノートを除外して検索するためである。打ち合わせのメモや提出書類のノートを検索するときに、人の名前が検索キーワードになるが、そのときに名刺の情報まで入ってくると面倒だ。特に鈴木さんとか佐藤さんとか、同じ苗字の人が多い場合に鈴木さんの名刺ばかり並んでも閉口してしまう。

検索式から名刺を除外できるように、「^メイシ」というように種別を示すタグを用意した。

シンプル・イズ・ベスト

タグ管理はいくらでも複雑にすることができる。

でも、タグを活用できなければ意味をなさない。

シンプルなルールで、タグの種類を限定することにより、より検索しやすく、必要な情報にたどり着くまでの労力を減らすことができるようにしたい。

今回の改善がプラスに作用するかわからないけど、より良い状態を目指して、検討を続けていく予定です。

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編集後記

予定よりも長くなりました。

もっと、簡単にブログ記事にする予定だったのですが、、、

誰かのお役に立てることを期待しています。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

1件のコメント

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