超シンプルなEvernote整理

Evernoteのノート整理は新しい発見があって楽しい反面、非常に面倒くさいものでもあります。しかし、これをやらないと目的のノートになかなかたどり着かなくなってしまいます。

かなり大げさに言うと、「知的な棚卸し イコール Evernoteの整理」を意味するようになってきています。

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面倒はしたくない

こういうブログを書いていますが、基本はズボラで、面倒ぐさがり屋です。ただ、仕事などで接する方に迷惑をかけたくないので、押さえるところはきちんと押さえて、あとは適当にやる、をモットーにしています。

ですから、Evernoteの整理もなるべく手間かけないようにしたい、というのが本音です。

まず面倒なのが、タグです。分類のキーとしてタグを利用するとされます。一般的には。わたしもそれなりにタグを入力していたのですが、今回整理する時にはたと気がつきました。

「一回もタグで検索したことがない」

という事実にです。

ですからまず最初にしたことは、全てのノートからタグを取り除くことでした。これでタグの画面がスッキリしました。

次に、ノートブックの問題です。ノートをまとめるフォルダのような機能にノートブックがあり、さらにそれをまとめるスタックという機能まであります。

そもそもWindowsのフォルダ構造が嫌いです。Macのいい加減なファイル管理に慣れてしまっているせいかもしれません。ですから、ノートブックとスタック機能を使い、階層化されたEvernote構造を作ってみたのですが、階層化したことで帰って一覧性が損なわれ、迷子になることがしばしばでした。結局全てのノートから検索するので、分類として意味をなしていないのは明白でした。

結果、ノートブックもInboxと処理中とアーカイブ(保存)の3種類で良いのでは?と一旦結論を出しました。

積み重ねたいものと溜まるもの

ノートの数が増えることが嬉しいものがあれば、雑然と溜まるのがストレスになるものもあります。

  • 増えると嬉しい
    • ライフログ
    • 思い出のノート
    • 記念写真など
  • 溜まると鬱陶しい
    • Webクリップ
    • 参考書類・仕事の書類
    • 読み返しても意味がわからないノート

これら二つを一緒にするのは、さすがにマズイです。そこで、アーカイブも二つに分けて、

  1. 記録・ログ・思い出
  2. 掃き溜め

の二つの機能を持ったノートブックを作りました。

使用頻度は低いが重要なもの

もう一つ区別したい保管のノートの置き場に「神様ファイル」というノートブックを用意しました。これは「超」整理法の押し出しファイリングからのパクリですが、パスポートのスキャン文書や契約書、WebなどのIDやパスワードの手がかりとなる情報を記入したノートは、普段は使わないけど、時折必要になる重要なノートです。

見返す頻度が少ないので、押し出しファイリングでは不当な扱いを受けやすくなります。これを別に分けて管理しようというものです。

いま使用中プロジェクト関連

プロジェクト関連のノートも、その他大勢のノートとは分けて管理したいものです。これらは参照中のノートとしてReferenceというノートブックを新たに作成しました。

そして、プロジェクトそのものの管理については、Activeというノートブックを作成し、今実行中の情報はここだけ見ればいい、という状況を作ることにしました。

ここには、プロジェクトの進捗・タスクを管理する中心となるノートが格納されています。

掃き溜めと保留

上記以外のノートは、基本的に掃き溜めと称している「Archive」ノートブックに強制的に放り込んでいます。が、ちょっと忍びない、いつか実行しようと思っていること、については「Pending」というノートブックに保留しておくことにしました。

こちらのノートブックは、毎週のレビューで見直し、実行に移すことがなければ掃き溜めに送ることになります。

シンプルなノートブック構造

以上まとめると

  1. In-box (まずはここにノートが作られる)
  2. Active (実行中のプロジェクト管理ファイルはこちら)
  3. 神様ファイル (頻度は低いが、必ず見返す時のある重要なノート)
  4. Pending (保留地)
  5. Reference (Activeにあるノートブックとリンクを張っているノート)
  6. 記録 Log (ライフログや記録、思い出を入れる)
  7. Archive (掃き溜め)

のように7層のノートブックで管理するようにしました。

複雑なノートブック階層から脱却して、実行する時に必要な情報にアクセスできれば良い、という思想で管理してみます。

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編集後記

タグも、もちろん活用します。が、書ききれなくなってしまいました。

ですから、次に回します。

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