Evernoteでプロジェクト管理

週末の土曜日、体を休める意味も含めて、一切外出することなくEvernoteでプロジェクト管理するための整理を試行錯誤しました。

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プロジェクト管理の必要性

先日展示会に出展し、「仕掛ける仕事」を進めている最中です。

内容が多岐にわたり、少し複雑な状況なので一覧性が悪くなってきました。

私は、現在の状況を5秒以内で正確に把握することができなくなったら、プロジェクトマネージを強化することにしています。

プロジェクト管理というと、タスク管理の延長で「すべきこと」を整理し、スケジュールどうりに完了するための管理であると考えてしまいがちです。プロジェクトの定義も、「複数のタスクから構成される、、、」とあります。

確かにそうなのですが、「営業」の場合、どちらかというと情報の整理整頓の方が重要になってきます。

  • いつ (コンタクトした日)
  • 誰と (お客様)
  • 何を打ち合わせ (議事録)
  • なぜそれを実行し (目的)
  • どうやって解決するか (戦略・方法)
  • いつまでに、誰が、何をやるか (タスク管理)

といった情報を一覧性よく整理する必要があります。そして、進捗を管理し、お客様にストレスを与えないようにすることが肝心です。

情報をシンプルに統合する

情報を整理するにあたって、全ての関連する情報を一つのフォルダに集めるようなやり方は効率的ではありません。

必要な情報が一元化されていれば、探し出す上では便利です。しかし、全ての情報をいちいち見る必要はなく、

  1. 必要な時に
  2. 必要な情報だけ

アクセスできればいいのです。

情報の相互リンクのようなものがあり、必要な時にその情報をたどることができれば、「整理」としての目的は達成されます。Evernoteではノートリンクという機能があり、情報を閲覧する先の参照情報のノートをリンクとして貼り付けることができます。

これを利用することで、進捗を管理するためのノートに関連情報を貼り付けていき、情報体系を構築すればいいだけのことです。

プロジェクトを管理するノートに

  • 名刺情報
  • 議事録のノート(スキャン・電子ノートのPDFなど)
  • 提出した資料を添付したノート

のノートリンクを添付し、目的、戦略、方法、タスク(チェック・ボックスが便利)を記入すれば、立派なプロジェクト管理ノートが出来上がります。

タグの活用

Evernoteの整理手段には、ノートブックとタグがあります。

ノートブックによる分類方法は、境界上にある分類的にどっちつかずの情報の扱いが困難です。

例えば、プロジェクト別にノートブックを用意する場合、プロジェクトAに関するノートだけれども、一部プロジェクトBにも関係する情報が含まれていた場合、どちらのノートブックに入れるか判断に迷ってしまいます。

タグの場合は、同じノートに複数のタグをつけることが可能なので、先ほどの場合はプロジェクトAとプロジェクトBのタグを両方つけておく、という分類が可能になります。

営業情報の場合、特にお客様との打ち合わせのメモなどは、複数のプロジェクトの内容を含むことが多いので、ノートブック別に管理するのは困難です。プロジェクト別の識別にはタグを利用し、ノートブックによる分類は行わないことにしました。

タグを使って、横串的にノートを取り出すこともできるし、ノートリンクで直接的に参照できるので、必要な時に必要な情報にアクセスすることが容易になりました。

同時に、適当につけたタグをバッサリと削除して、新しいルールを適用したので、タグ検索の見た目もスッキリしました。

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編集後記

次に書く記事は、Evernote全体の整理整頓の話です。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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