忙しいと思わないやり方

よく人から、「忙しそうだね」と言われて困惑する。

なぜ困惑するかといえば、自分にその自覚がないからだ。

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基本的に、スケジュールを詰め込むことはしていない。

営業ではあるが、担当しているお客様の内容は以下のように二分化されている。

  1. 古くからの安定的な顧客
  2. 新規獲得

中小規模の新規は追わない。古くからの安定的な顧客は、何かしても新しく売上が大きく伸長することはない。だから、アポを取ってこまめに訪問する必要はない。

大口の(見込み)新規顧客を追いかけるのが常道で、こういったお客様は急な呼び出しに対応することが大事だったりする。

しかも、一度きりのチャンスだったりする。

だから、スケジュールに余裕を持たせ、準備を整えて、機会を最大化できるようにしている。

時間管理の基本姿勢

一番の基本は、即座に対処できるように、余裕を残しておくこと。

つまりは、忙しい状態にしないことだ。

余裕を残しておかないと、突発的な事態に陥った時に対応・処理が不十分になってしまうので、仕事に追われる状況から抜け出しにくくなる。

心を休める「スペース」がない。

それでは、擦り切れて破綻してしまう。

その上で、「重要だけども急ぎではない」タスクを時間をかけて実行して、千載一遇のチャンスを万全の体制で掴むことのできる準備を整えておくのだ。

これが第二の基本。

第三の基本は、「処理速度」を意識すること。

考えても答えが出ないことは、考えないし、悩まない。

決断をするために十分な情報がなくても、闇雲に情報が集まるまで待とうとしないこと。

まずは決断し、やってみて、新しい現実が現れてから、再び、「その時にできるベスト」を尽くすように臨機応変に対応する。

実際のところは、それしかできないだろう。

対外的な時間管理

よく時間管理、タイムマネージメントというと、「自分だけのこと」のように考えてしまいやすい。よく「割込み仕事」というキーワードを目にするが、これなど自己中の最たるケースだろう。

招かれざるタスクのせいで、1日の自分のペースが崩された、予定が狂った、などとそんな恨み節を聞くが、私は問いたい。

世の中は、あなたの都合だけで回っているわけではない。なぜ、「割込み」だと思うのか?

タイムマネージメントは自分のことではない。

相手の都合に配慮することが、タイムマネージメントではないか?

自分が折れるべきか?

相手の都合に配慮すると書くと、相手に都合に自分を合わせることだと勘違いされやすいが、そういうことではない。

私は、自分から他人に合わせようなんて、1mmも思っていない。

相手の都合に配慮するというのは、一方的に自分の都合を押し付けるのではないのは当然として、相手の都合のいいときにやってもらえるよう、スケジュール調整が可能な状態でお願いするということなのである。

簡単な例でいうと、

「XXについて、###までにやっていただけないでしょうか?」

とお願いするのではなく、

「XXについて、いつまでだったらできそうですか?
先方は、$$までにお願いしたいと言われているのですが?」

というように調整します。

このように調整すれば、こちらの都合と相手の都合をどのように調整しましょうか?という話をすることができます。

そしてもう一つ肝心なのは、そのような協力をお願いするタスクが発生したときは、即座に調整に着手すること。1時間でも先送りすると、せっかくの調整可能な案件も、調整不可能な状況に陥る可能性があります。他人の都合は、いくら上司と部下の関係であっても、コントロールすることはできないからです。

全ての基本は忙しくしすぎないこと

相手の都合に配慮するには、自分に余裕がないとできません。

多忙で、パツンパツンな状況では、要求するばかりで、相手の都合に配慮できなくなります。さらには、忙しさにかまけて、相手の配慮に甘えてばかりになってしまいます。

そんな都合のいいこと、いつまでも続くわけがありません。

どこかでしっぺ返しを食らうのです。

チャンスをモノにできるか否かは、

  1. チャンスそのものに気がつくか
  2. 気づいたチャンスをモノにできる準備ができているか
  3. チャンスを掴むための行動をする時間と余裕(精神力)は十分か?

という、3点に絞られるだろうと思います。

だから、基本は忙しくしてはいけない。

アンテナを張り、準備を怠らないこと。

そして、ここぞという好機に全力を尽くすことができるようにすること。特に年の瀬は、そういう心がけを大事にしようと思う機会です。

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編集後記

クリスマスも過ぎると、仕事納めが近いですね。

2017年一年間、頑張った自分に、ご苦労様と言いたいですね。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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