未来のある日の仕事量を見積もる必要性

タスク管理に関するブログ記事や書籍を読む機会が多いのですが、肝心なことが書かれていません。

それは、未来のある日の仕事量を見積もることを指摘していないのです。

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明後日にはそのタスクをする余裕がある?

タスク管理でよく聞く話は、ほとんどの場合は、その日暮らしのようなことばかりです。今日という1日をどうやりくりするかばかりを考えていて、明日以降の仕事の適切な配分については無頓着です。

例えば、

  • 今日は時間に追われるタスクが多くて、時間的な余裕がない。
  • 明日は、1日オフィスにいて、じっくり取り組むタスクを実行することができそう
  • 明後日は、外出するので時間的な猶予はあまりない。けど隙間時間はあるので、ちょっとした作業ならできそう。

というように、忙しさには波があり、タスクを実行できる余裕も日によってまちまちです。

上記の場合、

  • じっくり腰を据えて取り組むべきタスクは翌日に集め、
  • 今日はどうしてもやらないとまずいものだけ選別して実行。
  • 細々としたタスクで外出先でもできることは明後日に、

という具合に、状況に応じた実行計画を立てたいのです。

忙閑のコントロール

忙しい時と閑(ひま)な時との波を作るより、なるべくいつも一定の負担量という具合に、平準化させた方がパフォーマンスを上げ易いもの。

さて、このコントロールをいかに実行するか?

一つはなんでも予定にしてしまうこと。

タスクの実行を「予定」としてスケジュール表を埋めてしまうのです。

予定表の時間を埋めることで、空き時間を視覚的に把握することができます。

どの日が忙しくて、いつが余裕がありそうなのかを把握しやすくなります。

また、「たすくま」のカレンダー読み込み機能を利用すれば、「予定」が「所要時間の見積もりを持ったタスク」として取り込まれます。

あとは、タスクシュートの機能を利用して、自由に使える残り時間を確認するのです。

ただし、「たすくま」はリピートタスクを当日に新たに作成する仕組みになっているので、簡単に明日以降の残り時間を正確に見積もることはできません。

この部分は、Cloud版のTaskChuteの方が優れています。

効率よくできる時間帯と順序

もう一つ、未来を想定して実行計画を立てるとき、

  • それをどのタイミングでやるのか?
  • どんな順番でやるのか?

を考慮することを忘れてはなりません。

朝型の人もいれば、夜型の人もいます。

外出先から帰ってすぐは調子が出ないという人もいるでしょう。

少しの雑用をやってからの方が調子が出る人もいるかもしれません。

どの時間帯、どのタイミングでそのタスクを「実行する」のかを決めるのは、生産性に大きく直結します。

また順番についても、

難しいものから簡単なものをこなすとが好きな人がいれば、

難易度を交互に振った方がやりやすい人もいます。

「A, B, C, D」の順番がいいのか、「C, A, D, B」などの順番が良かったりと、自分にとって最適な順番を見つけて、計画を立てるのがいいでしょう。

私の場合

私は営業職なので、外出機会が多いです。外出時はできることに制限がありますが、一日オフィスにいて、戦略的な準備をしたり、資料を作成したり、お客様への提出書類の作成、社内の報告書や申請書を作成することがあります。

そういった作業の一方で、こちらの都合にはお構いなくかかってくる電話とメールがあり、それらにも対処しなくてはなりません。

まさに仕事が間断なく降ってくるような状況です。

オフィス・ワークのみの一日の過ごし方

オフィスで書類作業をすると決めている日は、午前中になるべく重要で手間のかかる書類作業を優先して取り組みます。あらかじめ所要時間を決めて、その範囲内でとにかく完成するようにします。完成度を高める必要があり、まだ時間的な余裕がある場合でも、とりあえず及第点レベルのものまで作ることにしています。そうした上で、また改めて時間を取り、作業をするようにしています。

そうしておけば、何らかの突発事態が起きた時でも、満足いくレベルではなくても最低限のことは準備できているという安心感を持つことができるからです。

午後は、細々とした作業、経費精算とか、細かなメール連絡、電話など、社内外の関係する人とのコミューニケーションに使っています。

タスクの実行順序

実行する順番は、午前と午後で異なります。

午前は、重要度が高く、難易度が高いものからやります。

特に将来的な視点に立って、急ぎではないが重要なことから優先して手をつけるようにします。

今日という日の作業時間はまだ余裕があります。緊急のものがあったとしても、催促されまでは手をつけずに我慢して、本質的に重要なことだけやるようにします。

午後になれば、やり方を変えます。

基本がコミュニケーションモードなので、相手の立場に立って、想定される「悪影響」が大きいものから実行します。

特に午前中に催促を受けた案件は、昼一番に対処します。

午後3時を過ぎたら、終わりを想定してどこまでやるか、何を翌日以降に持ち越すかを考えます。タスクによっては、明日でも十分に問題ない案件も多々あります。タイミングが早いな、という案件につしても同様に後回しします。

そうやって仕事量を調整して、6時までには確実に終わるようにしています。

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編集後記

予定表と連動して「たすくま」を利用すると、タスク登録の入力の手間を省くことができて便利でした。不定形なタスクばかりですので、タスクの追加を簡単にできるように工夫することばかり考えています。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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