論理と感覚の間 ファイルメーカー

不況である今日、業務の効率化でコストを削減したり、業務の見える化によって現状と目標のギャップを正しく素早く認識できるようにしたり、業務情報の共有化を図りチームワークを促進することが大変重要になっています。

 MBAでは、Controllership(コントローラーシップ)において、ヴィジョン、ゴール、目的、戦略を作成した後に、実際に実行する段階において、現在のオペレーションが正しい方向を向いているか、目標に対する一はどこまで来ているかという、カーナビゲーションに等しい仕組みを完備することが大切であることを学びました。
 概念自体はそんなに真新しい話というわけではなく、単に業務指標の選択が大切であり、常にその業務指標を見て判断できるようにする仕組み作りが大切であるという話になります。単純なことですが、とても重要です。
 営業であれば、期初に設定した売上げ予算に対する進捗、販売管理費の対予算消化の進捗、B2Bの場合はお客様の生産・販売状況の推移、B2Cの場合は消費動向の推移などがあげられます。

 当たり前すぎて、何をいまさらと思われるかもしれませんが、そんな当たり前のことが出来ていない会社が結構あります。
 これまで転職を重ね、4つの会社を経験しましたが、そのほとんどで、当たり前のことが出来ていない事態に遭遇しました。グローバル企業の日本法人であっても、信じられないくらい全く出来ていない組織もありました。その一方で、基本的なことが出来ていないのにもかかわらず、SAPなどの業務基幹システムを導入し、システムに使われてしまって本末転倒に陥り、オペレーションをシステムで管理して得られるはずの成果が全く出ていない会社もありました。

 さて、現在所属している会社は、非常にこぢんまりとした組織ではあるのですが、 これまで全くといっていいほど、データの取り扱いが前近代的でした。しかし最近になって、会社のオペレーションが、人事異動にともなって大きな変化を遂げつつあります。
 まずはその先駆けとして、ファイルメーカーを購入しました。

 元々は、自分が個人所有していたものを会社の業務に使用する(私用する)ところから始まりました。

    1.  お客様からの問い合わせの内容を定型の書式にまとめ、どんな問い合わせが多いのかを分析しやすくした
    2.  問い合わせ文書をスキャナで取り込み、データベースに統合
    3.  回答文書もスキャナで取り込み、データベースに統合
    4.  2と3により、ペーパーレスによる管理を実現
    5.  Fax定型書式、郵送定型書式、メール定型書式を同時に作成し、作業を効率化
    6.  住所録と連動して、入力作業の簡素化
    7.  ということを試行錯誤しながら、自分の中での仕組みを構築していきました。

 最初から高度なことをするのではなく、
        ワープロの文章を作るように、
        エクセルの表をつくるように、
データを格納する場所をちょっとだけ考えながら、先ずはデータベースをつくってみて、それからいろいろな工夫を後から後から付け加えていくという具合に、プロセスの進化と合わせて、データベースの作り込みをしていきました。

  ファイルメーカーは、帳票類を束ねてデータベースを作る感覚で、直感的に理解しやすく、自由なデザインが可能だという印象です。

 データベースというとなにやら難しいものという先入観があります。ましてや、自分でつくるのは無理なのではないか?というあきらめに近いものがあるかもしれません。

 でも実際は、押し入れの整理や会社のキャビネットの収納方法を考えるのとそんなに違いはないように感じます。どこにどんな情報を入れておくのか、それだけを決めて、まずは収納する棚割をつくっておく、そうしたら、とにかくデータを入れていく。データを入れて分析をしたり、入れたデータを活用する便利な方法が見つかったら、それを付け足していく。そういう柔軟なデータのやりとりが出来るソフトが、私の場合はファイルメーカーでした。
 まるで、紙の書類を扱い、キャビネットのファイリングシステムに収納し、自動的に仕分けされたデータとして取り出すことの出来るという、感覚と論理のちょうどいいバランスが、心地よいソフトウェアです。

 さて、一人では比較的自由気ままに出来るのですが、組織的に使うとなると色々と大変なことがあります。
 エクセルのファイル共有では、同時に編集したときに様々な不具合が生じたり、ファイルが壊れるという問題が発生します。私も、非常に良く経験しました。同様に、ファイルメーカーもファイルの共有が基本なのですが、サーバー型ではなく、特定のPCで稼働させているファイルを共有する場合、色々と癖があることがわかってきました。ただ、情報の共有であれば、Web共有でブラウザ経由で簡単に情報共有の仕組みを作ることができますが、オペレーションを分散させて実行するとなると、もう少しまとまったデザイン変更が必要になりそうなのです。
 ちょうど今、そんな試行錯誤の毎日です。そんな情報がまとまりましたら、またご報告したいと思います。

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