手間をかけずに1日の行動を記録し振り返る実用的な方法

目標への長い道のりも、毎日の少しずつの積み重ねの上にたどり着くことができます。

そうだとは分かっていても、毎日の進捗というのは目に見えて大きな成果として認識することが難しいので、どうしても目先の誘惑や偽りの忙しさにかまけて、コツコツと積み上げることが困難です。

まさに

「言うは易く行うは難し」

の典型例だと思います。

現在継続的に取り上げている、「重要だけれども、急ぎではない仕事」の問題が厄介なのは、

  • 難易度が高く
  • 準備に時間を必要とし
  • 膨大な作業量を求められたり
  • 十分な思考を必要としたり
  • 根回しと説得を必要とする

ことが普通であるため、一つ一つのステップがとるに足らない小さなアクションの積み重ねになり、ともすると全く前に進んでいないような錯覚に陥りやすいところにあります。

そんな不安に陥りやすい自分をコーチが励まして、導いてくれたらいいのですが、人材不足がニュースになる今、なかなかそこまで面倒を見てくれる人は周囲にいないものです。

では、どうしたらいいというのでしょう?

やはり、「もう一人の自分」にお願いするしかないと思います。

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記録を取る

客観的に今日1日の進捗を確認するには、1日の行動の記録が基本となります。

ここで注意したいのは、「行動」にフォーカスすることです。小さな結果を記録するのではありません。「行動」が大事なのです。

今日、私は何をしたのか?

という記録が大事なのです。

理想を言えば、

  • いつ
  • どこで
  • 何を
  • 誰に対して
  • どのようにして

行動をしたのか、を記録したい。

しかし、個人ナビゲーターがあるわけではないので、全ての行動を記録することはほとんど不可能です。

それでも、意識しているのとしていないのとでは大きな差があります。

多忙なだけでは、何も残らない

多忙感に追われていて、日々忙しく過ごしていてもどこかに充実感がない時というのは、振り返ると「何をしていたのかよく思い出すことができない、とにかく忙しかった」というような状況ばかりでした。

それは、何をしたのか一切の記録を残せなかったからです。忙しいと、やったことを覚えていることよりも、次々と降りかかってくる問題への対処に頭を使ってしまいます。そのため、覚えておくことが困難で、やがて忘れてしまいます。

唯一残るのは「ただひたすらに忙しかった」という記憶で、あまり思い出したくないことの一つになって、達成感とは程遠いものになってしまいます。

何をしたのかの記録がなければ、

  • どのような困難が存在したのか?
  • 問題に対してどんな解決策を行動に移したのか?
  • 時間など、リソースの使い方は十分だったか?

を振り返り、分析し、次の機会に活かすことができません。それは、せっかくの経験を次に活かすことができないということでもあるし、転職した時に全く有効に活用できない経験ということになってしまいます。

極論すれば、

人生における無駄な消耗

になってしまうだけです。

最も手軽に行動記録を確認する方法

タスク管理ツールなどを使って、行動時間の記録をとることは非常に効果的な方法の一つではありますが、身につけるにはハードルが高いです。

それよりもまず、1日の行動を振り返ってメモにまとめておくことの効果を実感できることから始めましょう。

特別なツールを使うことなく、1日の行動を記録するための方法はあるのでしょうか?

実は、身近なものにそのツールはあります。

  1. メール・チャットなどの送信履歴
  2. 会社の携帯・構内用のPHSの通話履歴
  3. スケジュールソフト・手帳

の3つです。最初の二つは、意識せずとも自動的に

  • 時間
  • 相手
  • 内容

が記録されています。その日のうちなら、その履歴を見るだけで「自分のした行動」を明確に思い出すことができますし、「行動の目的」を思い出すのも簡単です。

一つ一つの行動の背後にある、準備などの所要時間を把握するには正確ではありませんが、前後の行動記録からおおよその所要時間を見積もることは可能です。

これらを元に、その日に行動したことを「業務日誌」のようにメモ書きにしてまとめてしまうのです。

  • Evernote
  • 自分のG-mail宛に送信
  • 日記アプリケーション

などのツールに入れておけば、記録と検索性を確保できます。

1週間、1ヶ月のルーチンの中で、定期的に振り返る機会を用意することで、やりっ放しにしてフォローしきれなかった案件を救い出すことができるようになります。

確実なフォロー、大事なことですが、案外抜け落ちてしまっていることが多いものです。

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編集後記

日報を書くような1日の振り返りを書き留める作業は、それほど時間はかかりません。しかし、効果は絶大です。

日報や週報を要求されない職場であっても、何らかの月次の報告を必要とするところは多いと思います。月の単位となると、忘れていることが多く、月報を書くのに苦労します。

また、多忙で処理件数に追われていると、微妙な継続的な案件のフォローが甘くなってしまいます。

大した手間ではないので、まずはやってみませんか?

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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