仕事の緊急度を不用意に高めない工夫とは

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会社勤めにとって、「緊急度が高く、重要な仕事」な状態に至る前に対処することを最優先にするべきであると、こちらの記事に書きました。

コントロールできない状況の変化により、緊急度が高まったり、重要度が高まったりすることがあります。それらは、どんなに周到な準備をしていても、避けることができないものです。
残念ながら、新しい状況に順応して(受け入れて)、再びゼロベースで取り組み直すしかないでしょう。

その一方で、「罠(わな)」にハマり、不用意に緊急度を高めてしまうことがあります。

  1. 緊急の罠
  2. 先送り、後回しの罠

です。

なぜ、緊急度に罠が存在するかというと、緊急度は時間経過により容易に変化するからです。
言葉を変えると、緊急度はある程度コントロールすることができるのです。

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コントロールできる要素?

仕事の緊急度と重要度について、自分でコントロールできる要素はあるのでしょうか。

仕事の重要度は、自分で決めることができません。コントロール不可能です。

しかし、緊急度は交渉することで期限を変えられるかもしれません。緊急度のみコントロール可能です。

一方でミスにより緊急度を高めてしまうことがあります。

無計画に先送りや後回しにしたために、期限を目前にして時間が全く足りないことに愕然とするような場合です。

緊急の罠

緊急度はコントロール可能であるがゆえに、大きな罠があります。

それは、重要度の判断に「緊急度」が大きな影響を及ぼすからです。

緊急度が高いと、重要度の高い・低いに関係なく、その仕事は「絶対にやらなければならない」と錯覚します。冷静に考えればわざわざ対応しなくても問題ないことに、妙にこだわり、時間を浪費してしまうのです。

緊急度が高まると、焦りをもたらします。そして、冷静な判断を下すことが、難しくなります。相当な曲者です。

ありがちなのは、相手がサボっていたせいで事態が切迫しているケース。
悪いのは相手側なのに、付き合わされ、「急ぎの対応」に追われること。

本来ならば、「当方ではどうにもできません」と断るべきです。

でも、「緊急事態だから、そこを何とか!」と頼み込まれると、つい引き受けてしまいがちです。

緊急の罠から逃れる方法

重要度がそもそも低いのに、緊急だからと煽られた場合。

そういう時は、第一に煽られた仕事をメモに書き残します。

そしてすぐには手をつけないで、5分は我慢する。

そして、5分以上経ってからそのメモを読み返します。そうやって、冷静な視点でメモの仕事の重要度を評価するのです。

少しのインターバルを置くだけで、意外と冷静に判断できるようになります。

「メモ」にすることで客観視が容易になり、正しい判断ができるようになります。

”急がば回れ”

と言いますが、緊急度の罠を避けるには、

  1. メモをとる
  2. 5分以上経ってからメモを見直す
  3. 冷静に重要度を判断する

の手順を踏んで、反射神経的に対応するのを避けましょう。

先送り、後回しの罠

日頃から重要度の罠にはまっていると、「緊急度はそれほど高くはないが、重要な仕事」になかなか手をつけることができません。「緊急で重要な仕事」の錯覚で、時間のほとんどを使い切ってしまうためです。結果として、「先送りや後回し」を繰り返してしまいます。

その行き着く先は、期限を目前にして重要な仕事をするための時間がほとんどない、という非常事態です。

非常事態が一つだけならば、まだ対処できるかもしれません。
しかし、たいていの場合は、二つ以上の仕事が非常事態に陥っていて、出口の見えない非常事態の連鎖が発生してしまうのです。

さて、「先送り・後回し」の罠は、その悪影響を想像できないのが原因です。

  • 明日やればいい
  • 来週やればいい
  • 今は忙しいから、時間ができた時にやろう

というような、自分に対する言い訳をして、将来の危機に目をつむってしまいます。

避けるためには、先送りする前にこう考えてみましょう。

  • 期日以内に実行できなかったとしたら?
  • どんなにまずい事態になるだろうか?
  • 微に入り細に入り想像してみる
  • 耐えられるだろうか?

その上で、

  • 最悪を避けるには、どのような状態でないとマズイのか?
  • その状態に移行するためには、何をしなくてはならないのか?

というシミューレーションを徹底するのです。
二つの質問を期限から逆算して、考えを深めていくのです。

そうすると、具体的な打ち手と個々の期限が明確になります。

あとはそれを計画やTo Doリストに落とし込むだけ、そして実行するのです。

「正しく実行しなかったら、どんなに悲惨か」を徹底的に想像すること。

最悪の事態を想定することで、その重要度が浮き彫りになり、「先送りや後回し」の罠にハマるのを防いでくれます。

リスクを顕在化することができ、根拠のない安心感とオサラバできます。また、それと同時に漠然とした不安も払拭することができます。

あとは、そう、やるだけのことです。

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編集後記

東京の桜の開花宣言、満開宣言は、靖国神社の境内にある標準木に基づいて、気象庁が発表するものです。先週末、家族でその桜の木を見に出かけましたが、見事のその標準木だけが満開で、周囲の他の桜は3分咲きというアンバランスさ。

ルールを守るのも大事ですが、あまりにも酷い状況に苦笑しざるを得ませんでした。

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