会社勤めの仕事の優先順位のつけ方

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仕事の優先順位のつけ方について、いろいろなやり方が紹介されています。
でも、参考にはなりますが、実際に自分の仕事の現場で活かそうとしても現実的でないことがほとんどです。

なぜならば、ビジネス本の著者や著名ブロガーのほとんどは、

  • フリーランサーであったり
  • コンサルタントであったり
  • 経営者

だったりします。

そもそも社会的な立場が、サラリーパーソン(サラリーマン)、英語で書くところのEmployeeとは全く違います。

必然、仕事の進め方についても、要求されるものも、背負っている責任も違います。

全く違うことが要求されている方々と、会社などの組織に属する我々とを同じ次元において考えても通用しないのは自明です。

それでは、会社勤めの人は、どのように優先順位をつければいいのでしょうか?

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緊急度と重要度の分類の問題

「仕事の優先順位のつけ方」を調べるとよく目にするのが、「緊急度」と「重要度」の2つの軸で以下の4つの分野に分類しましょうというものです。

  1. 緊急かつ重要な仕事
  2. 緊急ではないが、重要な仕事
  3. 緊急だが、重要ではない仕事
  4. 緊急でもなく、重要でもない仕事

当然のことのように、「緊急度が高く、重要なもの」から優先しましょう、と説明を受けるのですが、なぜか釈然としません。

そもそも、「緊急の対応を必要とし、重要度の高い仕事」という状況に至るまで放置してしまった時点で、会社勤めの人間としては失格です。

管理職でもない限り、「緊急かつ重要な仕事」になってしまったら、もう平社員の自分の手には負えないことが多く、上司の助けが必要です。

そこまで問題を大きくさせてしまう前に、

  • 自分でできる範囲:行動を早くして事態の収束を図る
  • 上司のサボートが必要になるかも!:とにかく早く上司に報告

という、両面の行動をとにかく取ることです。これが第一優先です。

重要かどうかは上司やお客様が決めること

ところで、仕事の重要度を決めるのは誰でしょうか?

あなた、自分自身で決めることはできないのです。ここを勘違いしてはならないのです。
重要かどうかは、相手が決めるのです。上司だったり、お客様が決めるのです。あなたを評価する周囲が、重要かそうでないかを決めるのです。

逆に、自分の信念に基づいて「こうあるべき」と重要度の指針があり、周囲の指針とずれているなら、

  • 自分を捨てて、周囲の指針に合わせる
  • 周囲を説得して、自分の指針に合わせてもらう、合意を得る

ということをしなくてはなりません。

そういう努力もせずに、「周囲は分かってない」だなどと判断してはいけません。
それは独り善がりというのです。

緊急度も自分では決められない

同じように、緊急度を決めるのも周囲です。自分ではないのです。

仕事を依頼してきた方が、「XXまでにお願いします」と約束を求め、「できます・やります」と回答したのであれば、それが期限です。
期限に間に合わせるように、スケジュールを調整して、やりきらなければなりません。

一方で、依頼された期限までの完了が難しいのならば、期限変更の交渉です。

社内の仕事であれば、自分が抱えているすべての仕事の進捗状況を説明しつつ、どれを優先し、後回しにするのか、上司や関係先の理解を得るように調整するのが普通です。
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非常事態を作らない

繰り返しますが、会社勤めにおいて「緊急の対応が必要な重要な仕事」をつくってはダメです。

そうなる前に、対処するのです。
そうなりそうになったら、上司に報告・相談し、周囲のサボートが得られるようにするのです。

これが、会社勤めにおける最優先の考え方です。

では、常日頃はどのようにしたらいいのでしょうか。

私の場合、発生した仕事は、なるべくすぐに対処して、ボールを他人に回し、自分の手元にある時間を最小限にするようにしています。

第一の判断軸:自分でコントロール可能か?

まず最初に考慮するのは、「自分自身でコントロールできるか?」ということ。

  • 上司の承認が必要な案件か?
  • 他部署のサボートが必要か?
  • 上記判断ができるだけの十分な情報があるか?

を最初に確認します。

上司の承認が必要な案件であれば、上司に報告して承認を求めます。
上司は常に忙しいですから、報告は簡潔に、何をして欲しいかを明確にし、可及的速やかにメールなどで連絡をします。

他部署のサボートが必要なら、報告と根回しを十分にして、環境を整えるべくすぐに行動します。

コントロール可否の判断ができなければ、そのために必要な情報を精査し、得られるように手を打ちます。

例えばお客様からの問い合わせが要領を得ない場合、何をして欲しいのかニーズを的確に掴めるよう折り返しの問い合わせをします。

このように、自分でコントロールできないものについては、即座に関係先にボールを回してしまうのです。
他人の時間や都合は、こちらからはコントロールできません。ですから、なるべく早く相手に渡して、時間的な余裕をプレゼントするのです。

第二の判断軸:今やるべきか?

自分でコントロールできることは、基本的にすぐに着手します。

しかし、なんでもすぐにやったほうがいいのでしょうか?

例えば、メールやチャット。この対処がなかなか厄介です。
いちいち気にしていたら、仕事がままなりません。ひっきりなしに届くメールや電話の対応だけに追われて、一日を棒に振ってしまうこともあります。
特に、メールのやり取りが短時間に何度も往復するような事態は最悪。

そこで、このように考えます。

  1. スケジュールの調整など相互の意見交換・確認・交渉が必要な場合は、基本、すぐに電話にしてその場で確定・決着させる。
    その上で、決定事項をメールで連絡し、記録を残す。
  2. 3行以内のメールで回答できるものは、すぐに回答する。定型文を利用し、最小限の文言で用件を伝える文章を心掛ける。
    それ以外は、決めた時間にまとめて対処する

例えば、「XX日でよろしいでしょうか?」というYesかNoかの問い合わせであれば、その場で回答しても負担になりません。むしろ、即座に決めることで話を早く済ますことができます。

しかし、「それでは都合がつかないので、AA日か、BB日にして欲しい」という交渉や相談をする必要があるとき、いちいちメールで交互にやりとりをするとすごく時間がかかります。

メールが届いた直後というのは、打ち合わせの最中のように手を離すことのできないような状況でないことが多いので、すぐに電話して相談するのが最も効率的です。

同じメールを読むのは一度だけ

メールを一度読んだら、その場で処理するのが効率的です。
あとで処理しようとして後回しにすると、処理するときにもう一回読み直さざるを得ないことがほとんどです。これでは二度手間です。

一度メールを読んでしまったら、

  1. 複雑な内容であれば、要旨をメモる
  2. すべき行動を明確にする
  3. To Doリストなどに書き込み、あとで忘れずに実行できるようにする

と、後でスムーズに対応できるようにする準備を整えるか、その場で対応するかの二者択一です。

新たな作業が必要だったり、じっくり考えてから返信する必要のあるものについては、拙速を避け、非効率に陥らなよう、To Doリストやスケジュール管理を利用して、後でまとめて処理する時間を用意し、後回しにします。

この2番目の判断軸は理解するのが難しいと思います。

簡単な考え方としては、GTDが取り上げている「5分以内でできることか?」という質問がわかりやすいでしょう。

後でやるのはいつか?

最後に、「後でやる」と決めた仕事をいつやるか?という判断が残ります。

特別な例外がなければ、基本は翌日です。基本的に、当日やるのは極力避けましょう。

そもそも、今日という1日は、昨日の段階で「何をすべきか」がおおよそ決まっています。予定が入っているはずです。

まずはそれを確実に実行すること。

そして、一日の終わりに「後でやる」と決めた仕事の実行計画を立てます。

この辺りの考え方は、「マニャーナの法則」をそのまま適用できます。

まとめ

まとめると、

  1. 緊急かつ重要な仕事にならないよう、最大限の努力をすることが第一優先
  2. 自分でコントロールできない仕事・状況は、上司や関連部署などに速やかに応援依頼
  3. 自分でコントロールできる仕事は、即、実行
  4. 自分でコントロールでき、まとまった時間を必要とする仕事は、翌日対応

ということです。

会社などの組織に勤めていると、チームの一員として行動することが求められます。

窮屈な面がある一方で、「自分に求められている役割」は明確です。
求められる役割と権限の範囲内で、飛んできたボールは自分の手元に持ち続けないようにして、速やかに次の人にボールを渡すようにします。

そうすると、複雑そうに見えた仕事も、まず何をしなくてはならないのかが明確になります。
「いますべきことは何か?」がハッキリします。

やるべきことがクリアになれば、あとは実行するだけのこと。

複雑そうに見えて、実はとってもシンプルです。

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編集後記

新年度ということもあって、ちょっと仕事のやり方に関するライフハックの本質に迫る内容をまとめました。

書いてみて思ったのは、仕事の進め方が進歩するに従って、自分なりの考え方、仕事の寄り方というのが少しずつ洗練されてきていることがわかります。

その洗練された方法が、そっくりそのまま社会人なりたての新人の方に有効に機能するのかわかりません。ですが、その間を埋める説明や考え方を丁寧に説明しようと努力することは、自分の理解を深めるためにもとっても重要であるということに気がつきました。

できるだけ、定期的にこうした記事を書くようにしてみようと思ったところです。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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