やることリストと時間のバランス

師走というだけに、年末は何かとやることが多くあります。

仕事に、プライベートに、何かと慌ただしい毎日です。

あれも、これも、やろうと思っていても、年末年始は人と会うことも多いので、自分だけのスケジュールで回すことは困難です。

何かと制約が入り、限られた時間の範囲内で、多くのことをこなそうと考えます。

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そのとき、一つ一つのやるべきこと、やりたいことについて、どのぐらいの時間がかかりそうか見積もり、計画を立てていますか?

To Doリストは機能しない

実現可能性を考慮することなく、とにかくやらなければとTo Doリストに書き連ねているだけでは実行は困難です。

重要度や緊急性でリストにランクをつけ、上から順にやろうとしても、一日を終えたら半分もできていなかったことはありませんか?

そして、リストの項目は翌日へと繰り越される。

毎日繰り越しが続き、心は焦るばかり。

そんなの、やめにしませんか?

段取り?

段取りが重要といいますが、段取り力の向上だけで全てが解決するのでしょうか?

そんなに段取りが下手でしょうか?

きっとそうではなく、そもそも持ってる時間の範囲内に全てのことを完了出来ないのに、あくせくしているだけなのではないですか?

必ず時間内に「全て完了させることができる!」というメドはついてますか?

物理的に、時間内に終わらせることができないのに、それを無理くりこなそうとしても無駄です。

段取りの問題ではありません。

所要時間を見積もる

たとえば、自由に使える時間が3時間あったとき、「5つのことをしたい」と思ったとします。

単純に一つあたりの時間を割り当てると、36分ごとに一つのことを成し遂げればいい計算になります。

しかし、ことはそう単純ではありません。

  1. やることAについて、50分
  2. やることBについては45分

という具合に時間を使ってしまったら、残り85分で3つのことをしなくてはならなくなります。

一つあたり、28分ぐらいです。可能でしょうか?

そもそも、そのやりたい5つのことは、いつものようにやったとしたら、3時間以内に終えることができるようなものなのでしょうか?

一つ一つに個別に時間を見積もる

やりたいことが5個あるとき、一つ一つ個別に所要時間を見積もります。

  • やることA 50分
  • やることB 40分
  • やることC 20分
  • やることD 35分
  • やることE 40分
  • 合計  3時間5分

このままでは5分オーバーしてしまいます。

ここで「なんとかなるかな?」と思いがちですが、ここに落とし穴があります。

ノンストップで、3時間できますか?

休憩必要ではないですか?

ですからこう改めます。

  • やることA 50分
  • やることB 40分
  • やることC 20分
  • やることD 35分
  • やることE 40分
  • 途中休憩 15分
  • 合計  3時間20分

です。

現実的には、20分不足するのではないかと見積もるのです。

この20分について、A、BとEの時間を短縮するように努力することに決めて、

  • やることA 40分
  • やることB 35分
  • やることC 20分
  • やることD 35分
  • やることE 35分
  • 途中休憩 15分
  • 合計  3時間

と見積もり直し、タイマーをセットして一つ一つを時間内に終わるように意識を高めて、やることをこなしていくのです。

見通しの良さが全てを変える

残り時間が分かるようなり、制限時間内に終えようと意識を高めることで、たいていのことは時間内に完了させることができます。

締め切りが見えると、頑張れるものです。ウソのようですが、本当のことです。

また、自動車のナビで、目的地への到着予想時刻が分かると安心できるように、乗り換え案内で電車の乗り換えがわかり、到着予想時間が分かると安心できるように、最終予測が分かるととても安心できます。

さらに、時間を意識していると、「どうやっても見積もり時間内には終えられそうもない」ということも、比較的早い段階で気がつくことができます。

道路での渋滞や、電車の遅延のように。

そうして、早いうちに方針を修正し、計画を整えることで、時間を無駄にすることが少なくなります。

そのためには、一つ一つの所要時間を見積もり、予定の時間内に納めるにはどうしたらいいかを考えることができるように、まとめておくのです。

Excelなどの表計算で十分

こういった時間管理は、一般的なタスク管理ソフトではできません。

ですが、

ただ、やることは単純な足し算と引き算です。

Excelなどの表計算ソフトにメモ書き程度に並べれば、簡単に見積もり、計画を立てることができます。

私たちは何かと、「何をする」という、項目ばかりに目を向けてしまいがちですが、そのために必要な時間を見積もることを忘れがちです。

時間は有限なのですから、それぞれのやるべきこと、やりたいことに、どれだけの時間をかけることができるのか?を十分に確認することを忘れないようにしましょう。

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編集後記

今日で、年内の仕事を店じまいします。年末は、娘の中学受験のサポートかな?

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