超シンプル メール術

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仕事のほとんどは、メールでやってきます。

気を抜いたら、すぐに受信ボックスはメールで溢れかえります。

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延々と終わらないメールの山に、茫然自失となったことが何回あったでしょう。

そんな、メールの山をどう管理すべきか?

メールボックスを空にする

何がなんでも、受信ボックスを空にする。

メールに関して、シンプルでパワフルなやり方です。

受信したメールは一所に集積

メールを整理用のフォルダに自動仕分けしません。メールはすべて受信ボックスの一ヶ所だけに入るようにしています。

どうしてそのようにするのか?

未読のメールを探したくないのです。

受信ボックスにあるメールの数が、未読のメールの数です。メールの件数で、残りのタスク数を見積もることができます。

非常にシンプルで、一目瞭然です。

確認したら、すぐ移動

上述の理想を実現させるそのために必要なことは、ただ一つだけ。

メールを一読したらすぐに、受信ボックスから他のフォルダへ移すことです。

メールを読んだのに、そのまま受信ボックスに居続けると、

  • 処理済みのメールなのか?
  • 未処理のメールなのか?

分かりません。

「未開封のフラグを立てて管理」と言う方法もとれますが、シンプルではありません。

中身を読んでなくても、開封済みになってしまうメールがあるかもしれないし、なによりも面倒です。

メールを読んだら

  1. 今すぐできるか?
  2. 後で処理するか?
  3. 情報伝達の参照メールなのか?

これら三つのどれに該当するか判断し、

  1. 実行後すぐに、メールを整理用のフォルダに移動させる。
  2. 後で処理するメールは、「To Do」や「あとでやる」などの専用のフォルダにとりあえず移動し、To Doリストなどに記入して、いつやるのか、いつまでにやるのかを明確にして管理し、段取りを決めておく
  3. 情報伝達のメールは、整理用のフォルダに速やかに移す。必要とあればメモを取る。

以上のシンプルなルールを守り、受信ボックスにメールが溢れかえる状態を回避します。

一日の終わりには、受信ボックスを必ず空にしましょう。

 

場所で分ける

懸案事項や継続案件は、すべて「To Do」フォルダに入っています。

受信ボックスを空にしたら、今度は、一つ一つ、「To Do」フォルダに入れた後でやると決めたメールの処理を進めます。

やるべきことを終えたら、同様にメールを整理用のフォルダに移動します。

「To Do」フォルダの中にあるメールが、常に後でやるべきことだけになっていれば、メールの件数を見るだけで、おおよその仕事量をザックリとつかむことが出来ます。

すぐやることのメリット

受信メールで求められていることを即座に行動できたら、仕事は加速度をつけて早く回っていきます。

すぐに対応することで、

  1. 信用が高まります
  2. 催促されなくなります
  3. 前倒しで先に進めます
  4. 自分のペースに持ち込めます
  5. 自分の時間を確保しやすくなります

といった、メリットが複利の投資のように、じわりじわりと効果を発揮します。

時間を使うべきこと

ただし、やみくもに、なんでもすぐに手をつけていい訳ではありません。

ここが肝心な所です。

  • 自分でコントロールできること
    • 自分の手元にすべての材料がある
    • 経験があり、見通しが立つ
    • 責任と権限の範囲内
  • 他の重要な案件の邪魔をしない
  • すぐに、簡単にできる

といったものだけ、すぐに実行します。

一方で

  • 自分だけではコントロールできないこと
    • 承認が必要
    • 自分だけの判断では問題がある
    • 関係部署などの協力を求める必要があること
  • 初めてのこと
  • 少し調べる必要があること
  • 面倒でまとまった時間を必要とする作業
  • 単なる思いつきで頼まれた案件
  • よく考えることを要求されていること
  • 正解のない問題に判断を下すこと

などは、拙速にアクションをとることは控えます。

このような案件は、他の案件の処理時間を短縮して時間を稼ぎ、余裕をつくります。その余裕を使って、じっくりと取り組むのです。

催促を受けてからやったって悪くありません。

もしも、急ぎの案件であるなら、そもそも「いつまでに」といった締め切りがあるはずです。

その締め切りに間に合えばいいのですから、使える時間を冷静に判断して、「あとで」計画的にやればいいのです。

見通せる状態にする

大切なことは、大丈夫、時間はたっぷりとあるから、と余裕を持てるようにすること。

そのためには、後でやればいいことは、割り切って後回しにする。

すぐできることは、すぐに対処して目の前から抹殺する。

そうすることで視界がスッキリし、やるべきことを明確にして取り組めます。

そのためにすべきことは、たった一つ。

「受信メールボックス」を空にする

それだけで仕事の生産性は大きく変わっていきます。

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編集後記

師走はただでさえ多忙ですが、メールの山がスッキリするだけで、少し落ち着けます。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄にご記入ください。

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