気の遠くなる大量の仕事を片付けるには?

仕事柄、数十ページにもなる技術資料を日本語訳したり、ホームページのコンテンツを大量に作ったりと、傍目で業務量が大きい仕事をしなくてはならないことがかなりあります。

営業の仕事のように目の前のお客様の問題解決を図る仕事の量は、端から端まで見渡すことが容易です。1つの案件で3時間以上必要とする仕事はほとんど無いでしょう。しかし、技術資料をまとめたり、ホームページのコンテンツを作成したり、論文を書いたりといった作業は、3時間を遙かに超える時間を必要とします。その分締め切りまでの時間もたっぷりと用意されているのですが、そこに甘えてしまうと、おしりに火がつくまで何もしないという状態に陥って、後で泣きを見てしまいます。

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対策はこつこつやる、それだけ

何かうまい方法はないものか?とライフハックやらいろいろと手当たり次第に挑戦してみましたが、答えはシンプルなところに落ち着きました。

毎日(というか毎営業日)、同じ時間帯(午前中、午後一、3時以降など)に決まった時間(30分とか1時間)をそのタスクに費やすことです。一定量の仕事をこなすことは目指してはダメです。とにかく、予め自分で決めた時間をそのタスクに費やす、成果は気にしないという姿勢で臨みます。

アホのようにコツコツと決めた時間だけタスクを行います。

成果を気にしてはならない理由は、例えば、「毎日2ページ」という具合に量で決めると、各ページの難易度が一定でない場合に、非常に時間がかかる日とそうでない日のばらつきが大きくなってしまいます。そのため、毎日のタスクで必要とする時間を見積もることができません。

時間だけでなく、頭も使います、神経を使います。自分の持っているリソース(資源)を消費します。その消耗具合を計算できないのは厄介です。一日のペース配分ができなくなってしまいますから。

あとは、そのタスクをリピートタスクとして、いつも一定時間を確保し続けることです。毎日の決まった日課のような状態にまでもっていきます。そうやって、数週間も続けていれば、かなりまとまった仕事量をこなすことができます。

100ページの技術資料も

そうやって現在取り組んでいるのが、100ページにわたる技術資料の日本語訳です。単に訳すのではなく、技術的な内容が、分かり易く伝わるように文章表現にも気を遣います。英語の文化と日本語の文化は異なるので、上手に橋渡ししなくてはなりません。非常に専門的な内容を含む難解な文書です。

その技術資料の和訳は、2ヵ月以上もかけて、こつこつと作業を進めています。これまでの作業ペースから推定すると、あと5日ほどで一通り完了できそうです。あとは、全体を通して文章表現の統一、文章のトーンの統一、誤字脱字の確認などの校正作業を残すのみとなります。

まるで、専門書を執筆しているかのような作業量でしたが、今日振り返ってみた時に、こつこつと進めた作業は積もり積もると膨大な量になるものだと実感しました。蓄積というのはバカになりませんね。

整理:具体的にどうやるか

大量の仕事をどこかでまとめてやる、というのは一番やってはダメ。

とにかく毎日その仕事に向き合う時間帯を決め、作業時間を確保してください。

リマインダーやカレンダー、タスク管理ツールを利用して、必ず毎日一定時間の作業をします

これを日課に落とし込んで、終わるまで繰り返すだけ。

千里の道も一歩から

まさしくその通りです。

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編集後記

日々、多くの技術文書、技術資料を書いています。そういって、ブログも書いています。自分って、本当に書くことが好きみたいです。でも、引きこもりはイヤです。お客様から問い合わせをいただいて、その問題解決や技術サポートでいろいろと議論するほうが100倍楽しいですね。でも、そういう機会を得るために、様々な資料の拡充をしている、という投資作業をしているのだとも思っています。

本ブログ記事の感想、ご意見などございましたら、お気軽にコメント欄に記入してください。

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