パレートの法則と「すぐやる」ことの効用

パレートの法則というものがあります。俗に言う二八の法則です。

  • 全体の売上の8割は、商品全体の中の2割の商品からなっている。
  • 全社員の2割に相当する人によって、会社の業務の8割を回している
  • 宿題の8割をこなすのに、全体の2割程度の時間しか必要としないが、全部終わらせようとするとさらに4倍(8割)の時間を必要とする

などの経験則のようなものです。ですが、これが意外と実体験とマッチします。

GTDでも5分以内に完了できることは今すぐに着手すべきといいますし、いわゆる仕事術の大半では先延ばしにしないですぐやることの効果をうたうものが、たくさんあります。でも、なぜすぐやるのがよいのでしょうか?

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8割程度の完成度ならすぐできる

パレートの法則を適応させて考えてみます。ある一つのタスク(仕事)を完了させるのに2時間(120分)かかるとします。この場合、8割の完成度に仕上げるには、2割の時間でできるので、120×0.2=24分しかかかりません。

たった、24分です。ポモドーロなどの仕事術で30分刻みで仕事を進める方法がありますが、30分未満で、8割の完成度に到達できるのです。8割を馬鹿にしてはいけません。試験では6割正解すれば、合格なのです。8割も正解なら、「優」や「A」がもらえます。

タスクや仕事の完成度は100%意外はあり得ない、というものも多少なりともありますが、上司の視点から見ると、80点もできていれば御の字です。後の20点は指導しながら何とでもなります。

タスクの目的(ゴール)は、外部環境によって変化する

ここで気をつけなければならないのは、もともと立てたタスクを達成する目的は、タスクを計画した時の状況におけるものであり、タスクを実行している最中に外部環境(自分ではコントロールできない外の環境)が変化してしまって、タスクの目的が変質してしまうことが多々あるということです。

お客様への提案書を書いていたら、後でライバル会社もアプローチをしていて、ライバルの動向を追いかけながら差別化した提案を出さなくてはならなくなる、など、様々な場合があります。

残念ながら、タスクの計画段階では、その後に発生する外部環境の変化をすべて見積もることはできません。最初から完璧にやろうとして、10割の完成度を目指しても、完了した時にはそこにゴールがなかった、ということになるわけです。仕事の大半の時間を無駄にしてしまうことになりかねません。

8割できていればその後の方針変更は容易

しかし一方で、2割の時間で、すぐに8割の完成度に到達できたらどうなるでしょう。2割の時間の後で状況が変化したら、8割の完成度を上手に活用して方針変更する余裕があります(まだ8割分の時間をかけられます)。ちょこっとやっただけですので、やったことが無駄になったという徒労感は少ないです。精神的ダメージが少ないというのは、非常に有効です。

そして、方針を変更したら、またちょこっとやって8割の完成度にもっていく。これを繰り返すことで、効率的に最善のものをアウトプットできるようになります。

すぐやる

すぐやれば、そのタスクが発生した時の当初の目的は変わりません。一方で時間をおくと、外部環境の変化の影響を知らず知らず受けているかもしれません。で、気がついたら、そもそもの目的は変質していたということに気がついた、ということになりかねません。

まずはなるべく早く、当初の目的に近づけること。それにはすぐやることが重要です。しかも、必要とする時間全体の2割で8割の成果が期待できます。そこまで近づけてから、外部環境の変化をモニターしながら、確実に100%に近づけていけば良いのです。

まずは近くに寄せて、それからじっくりと目的を達成させる。そのためには、タスクが発生したらすぐに取り掛かり、2割の時間で8割の達成度までいくこと。これが、すぐやることの効用です。

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編集後記

なんでも、取り敢えずある程度はすぐにやって、完成の見通しをつける。というのが、私の基本的なやり方です。そうすれば、無駄も省け、ムラもなくなり、精神的なダメージも最小限にすることができます。それに、手をつけてみると、全体の必要なここのタスクが手に取るように分かり、途方に暮れることはなくなります。計算できるようになる、というのが、一番大きな効果です。

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