ルーチンワークの例と分類〜ルーチンワークを回す(4)

これまで、”前向き”なルーチンワークについて考察してきましたが、昨年12月にTaskChute公式エバンジェリストの@Surf_Fishさんの企画を失念していました。


一時期流行ったEvernoteのノートブック晒しの次に来るのは、ルーチンタスク晒しでどうだ!?と考えました。

他の人のルーチンを見ると、「こんな工夫をしてあるのか!」とか「これはいい習慣だなぁ」と参考になるんですよね。ということで、まずは私が晒してみようと思います。

[From 285「私のルーチンタスクを晒してみます」 | 化学系メーカー研究職です]

その企画のまとめが以下の記事なのですが、残念なことに分析が付けられていませんでした。そこで、僭越ながら私の方で分類分けしてまとめてみることにしました。


285「私のルーチンタスクを晒してみます」 | 化学系メーカー研究職です

この記事を投稿した後、8人の方に企画に参加していただきました!本当にありがとうございます!全て興味深く拝見させていただきました!

[From ルーチンタスク晒し企画のまとめ | 化学系メーカー研究職です]

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ルーチンワークの分類とその傾向

昨日の記事で提案したルーチンワークの分類とは、以下の5つに分けることができるというものです。

  • 定期的に繰り返す行動:出勤、食事、家事など
  • 定期的な予定:定例会議など開始時刻が決まっているもの
  • 定期的な計画の策定:スケジュール管理・確認など
  • 定期的なまとめ・振り返り・整理:レビュー、日記を書くなど
  • 実行環境整備:プロジェクトを少しずつ前に進めるための装置、仕組み

@Surf_Fishさんの企画に参加された方々のルーチンタスクを私の独断と偏見でまとめましたところ、148件のルーチンタスク(参加者間の重複を含む)が集まりました。それを上記の分類に当てはめましたところ、「定期的な予定」についてはブログという特殊性からか0件に留まりましたが、その他の4分類については以下の割合となりました。

事前に予想されたことですが、定期的に繰り返す行動が圧倒的に多く、実行環境整備型ルーチンタスクはあまりありませんでした。

実行環境整備型ルーチンタスクの実例

わずか、4例しか、実行環境整備型ルーチンタスクに分類されたものがありませんでしたが、とても興味深いルーチンタスクが紹介されていました。

まず、発起人の@Surf_Fishさんは、


iKnow

外国語学習サービスのiKnowで英語の勉強をします。7分でだいたい単語20個分です。

[From 285「私のルーチンタスクを晒してみます」 | 化学系メーカー研究職です]

というルーチンタスクを紹介されていました。一見したところ、定期的に繰り返す行動のルーチンタスクに見えますが、英語の勉強というプロジェクトを確実に前に進めていくための「仕組み」としてのルーチンワークですので、この分類に加えました。

もう一人、Web版のTaskChuteを検討中の@Moyoriさんは、非常に興味深い指摘をされていらっしゃいました。


中間時レビューのルーチンタスクは、経費の精算、資料の整理、緊急ではないメールの返信、イントラの掲示板確認など、今日でなくても良いけど、溜まると面倒なものを集中的に処理します。平均で12分位ですね。

[From ルーチンタスクを晒す企画に乗ってみた – このまま一生β版]

具体的には、

  • パソコンファイルの整理
  • 資料のスキャニング
  • 名刺の整理

このようなタスクは、重要であるけれども急ぎでないタスクの典型です。別に今やらなくてはならないというものではありませんが、やっておくことで、システムが常に更新され、高い生産性を維持・発展させることができるようになります。こういったタスクをルーチンタスクとして、仕組みとして取り込むことで、常に一定レベル以上のパフォーマンスを安定的に発揮することができるようになります。

定期的なまとめ・振り返り・整理のルーチンタスク

この分類における興味深かったルーチンタスクとしては、

  • 「やらないことリスト」を見る
  • Inboxの整理(GTDにおける収集プロセス:Inboxという概念のこと)
  • レビュー(GTDから派生したReviewという概念からくるタスク)
  • 日記を書く

がありました。

ところで、「やらないことリスト」「やりたくないリスト」というのは、成功本に良く出てくる本質的なLifehackのひとつで、「本当にやりたいこと」を見つけるための前段階として、「やりたくないこと」や「いやなこと」を列挙する方法です。詳しくは以下の2冊の本をご参照ください。


"成功ハックス" (大橋 悦夫)


"非常識な成功法則【新装版】" (神田昌典)

パターン化すると楽になる

@Surf_Fishさんの企画に賛同して、ルーチンタスクを公開されている方々をまとめてみますと、朝の忙しい時間帯を「パターン化」して、極力「次にすべきことは何か?」と考えなくてもすむように工夫しているということです。

たとえば、


bluewindというWindowsのフリーソフトであるコマンドラインランチャーを使って、「ohayo」と入力すると、それぞれのアプリが順番に起動するようにしています。例えば、ohayoと入力→体重のExcelファイルが開く→体重を入力してExcelを閉じる→自動的に早起き生活のサイトがWebブラウザで開く→入力…といった感じです。

[From 朝のルーチンを紹介します [ とゆ空間 ]]

といった、自動化する工夫をしている方もいらしました。

また、心がけとして


ルーチンタスクでは、次のようなことを心がけています。

○単純作業でエンジンをかける

最初に単純作業系を入れているのは、エンジンをかけるためです。

「朝のタスク」は順不同で、気が向いたものからやっています。

物事をきっちり終わらせるというのは、メンタル的にも非常にいい効果があります。

朝、細かいタスクをこなすことで気分的にもいい状態で仕事に取りかかることができる気がします。

○何よりも優先する

以上のタスクが全部終わってから、仕事にとりかかります。

どんなに気になることがあっても、他の仕事を入れることはありません。

これを絶対的なルールにしておかないと、つい気になることをやってしまうからです。

○時間管理のバロメーターにする

これらのルーチンタスクをやっている時間がない、ルーチンタスクをやめて時間を捻出しなければ間に合わないという事態を起こさないようにしています。

例えば、今日のスケジュールに関する準備が終わっていないと、ルーチンをやっている場合ではないわけです。

時間だけではなく、気持ちもそっちに行ってしまいます。

朝寝坊も厳禁ですね。

[From ・私のルーチンタスクを晒してみます | EX-IT]

という指摘をされていらっしゃる方もいます。

こんな注意も

最後に、こんな注意点を指摘されている方もいました。


ルーチンタスクをよいところは、いい意味で頭を使わなくてよいところだと思います。

人間は頭を使う、つまり考えるということをすると、疲れますし、本当にこれでよいのか?という不安感が生まれます。

ルーチンタスク(ルーチンワーク)は既に考えぬかれた結果のタスクなので、不安無く、ただ淡々とそのタスクを進めていけばよいので、頭を使わず、作業の効率化にもつながるのだと思います。

ただし、このルーチンタスクに頼りすぎるのも注意なので定期的にルーチンタスクの内容を見直していくことが必重要なんだと思います。

[From » ルーチンタスクを晒す企画に乗っかってみた | Cross Mode Life]

最後のところの注意点ですが、ルーチンタスクがきちんと回るようになってから、考慮に入れたいポイントです。私も全面的に同意する考え方です。この連載の最後の方で、この問題点に触れたいと思います。

まとめたPDFはこちらからダウンロードしてください

Evernoteの共有ノートブックの機能を使って、以下のノートを公開しています。

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編集後記

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