単純作業をどう効率化するか?:300通の案内状送付作業

 誰にでも出来る、というと少し語弊があるから好きな表現ではないけれども、DM(ダイレクトメール)のように封筒に資料を入れて、宛名のラベルを貼り、郵送やメール便などでまとめて発送する作業というのは、案外手間のかかる作業です。

 バイトに頼んだり、業者に発注すれば楽なのかもしれませんが、スタートアップの企業であったり、緊縮予算で望む必要があったり、単純に人手が足りないときは、封筒作りの作業を一人で行わなければならないこともあると思います。

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展示会の案内状を作成する

 年に一度だけ展示会に出展するため、その展示会に向けての準備に追われています。 ある意味、その展示会が予算面での区切りにもなるため、

  • 製品カタログの更新
  • お客様への説明資料の更新
  • お得意様へのご連絡
  • 新規獲得顧客へのフォローアップ
  • 見込み顧客へのアプローチ

を同時に展開する必要があります。上記業務の中で、「案内状」の作成がもっとも創造性をあまり必要としない「単純作業」ではあるのですが、それだけになかなかモチベーションを保つことが難しく、「面倒」とも言える作業になってしまいます。

 B2Bビジネスなので、個人を対象とするB2Cと比較すると送り先の数は少なくて済みますが、逆に業者に発注しにくい量でもあり、全部自前でこなすとなるとかなりの量になります。 今回は300通なのですが、この大半を一人でこなす必要がありました。

ITで出来る限りの省力化

 まず取り組んだことは、宛名ラベルと案内状の作成をFileMakerを使って、一気に印刷することです。

 顧客リストは、FileMakerで管理しています。ここから案内状を送るお客様を選別し、データの形を整えます。

 次に、案内状のレイアウトを作成し、案内状にここのお客様のお名前が記載されるように、データベース機能を利用します。

 宛名ラベルも、FileMakerのレイアウト機能を使って、市販の宛名ラベルシートに印刷されるように、調節します。

 ここまで準備できたら、後は300通分のラベルと、案内状を一気に印刷するだけです。

人海戦術が必要とされる単純作業を一人で効率的にこなすには?

 宛名ラベルが出来て、案内状が出来れば、後はチラシと案内状を折りたたんで、封筒に入れて封をし、宛名ラベルを貼り、メール便のシールを貼り、伝票を作成して送る、という一連の単純作業しか残りません。

 この部分は残念なことに、ITは使えません。単純肉体作業です。

 ここをどうやって、効率するかが問題です。

単純作業を一人でやるには、作業を分解することから

  1. チラシと案内状を折りたたむ
  2. 宛名ラベルを封筒に貼る
  3. 同封する案内状の宛名と宛名ラベルを再確認する
  4. チラシと案内状を封筒に入れる
  5. 封筒のとじしろを折る
  6. 封筒の封をする
  7. メール便のシールを貼る
  8. 伝票を作成して送る

と、一連の作業は分解できます。全ての作業を一気呵成にやろうとしても、だれてしまいます。リズム良く作業するという事は困難です。

 上記の8つの行程をグループ化し、区切ることでリズムを生むことが可能な状態を考えます。

 ずっと300通のチラシと案内状を折りたたむのは大変です。これを度の単位に分解するかと考えたとき、10通分×3回を一つのセットとし、10セットで全てが終了するという単位をつくりました。

 10等分することで、進捗が10%、20%と簡単に目に見えるようになります。

 そして、10通分という単位にさらに小分けすることで、折りたたむという作業のリズムを生みやすくしました。また、この10通分という小単位は、ラベルシート一枚に印刷されるラベルの数と一致しますので、印刷した宛名ラベルの管理との相性も非常に良くなります。

 1から6の行程は、同じ行程の作業が多くなってしまうと、疲れがたまりやすく、リズムが生まれません。

 そこで、以下のように作業を組み立て治しました。

  1. 1枚のラベルシートから順番に宛名ラベルを封筒に貼る:10通分の封筒が完成
  2. ラベルシートの順番通りに宛名が印刷された案内状を三つ折りする:10通分の案内状の折り込み完成
  3. 三つ折りした案内状の宛名と封筒の宛名ラベルを確認しながら封筒に入れる
  4. 予め三つ折りしておいたチラシを封筒に入れ、とじしろを折る:10通分の綴じ込む前の封筒が完成
  5. 2巡めの作業として1に戻る、30通分の作業が終わったら、封筒の封をする作業を行う
  6. 封筒の封をする
  7. 30通分の封筒詰めが完了する:10%の進捗が確認できる

というように、単純作業にリズムが生まれるように工夫しました。

緩急をつけて単純作業の連続にリズムを導入する

 特に6の行程がアクセントになります。ゆとりを持って、封筒の封をする作業をすることで、気分転換になり、作業のテンポも変わります。作業スピードに緩急をつけることにつながり、ここの作業感のリズム感が高まります。

 後はメール便の同時発送可能数に応じて、作業単位をまとめて、シールを貼り、伝票を作成すれば作業は終わります。

 単純作業をグループ化して、リズムをつくることで、時間の見積もりも確実になります。

 私の場合は、組み立て治した作業の流れで1から7の30通を作成するのに、約17分かかることが分かりました。休憩的なものも入れたら、だいたい20分。

 したがって、トータルで20分×10セット=200分(3時間20分)の時間を要することが計算できます。

 これにより、全体の仕事のスケジュールを調整して、200分とメール便を発送する手配に要する時間を見積れば、スケジュール通りに作業を終えることが出来るようになります。

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編集後記

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